BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar, Teşkilat, Bağlılık

Amaç
MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Hukuk İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Hukuk İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev ve yetkileri ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki Dayanak
MADDE 3 - (1) Bu yönetmelik, Anayasanın 124’üncü maddesi, 03.07.2005 kabul tarihli 5393 sayılı Belediye Kanunu, 22.02.2007 tarihli 2006/9809 sayı ile Resmi Gazetede yayınlanan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar Hakkındaki yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu yönetmelikte geçen;
 

Teşkilat
MADDE 5 - (1) Müdürlük; Müdür, Avukatlar, Takip Memuru, Memurlar ve Yardımcı Personelden oluşur.

Bağlılık
MADDE 6 - (1) Hukuk İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı veya Başkanın görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

İKİNCİ BÖLÜM
Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
 

Müdürlüğün Görevleri
MADDE 7 - (1) Müdürlüğün görevleri şunlardır.

1. Belediye Başkanının verdiği vekaletle ve bu vekalet kapsamında müdürlükte görevli Müdür veya Avukatlar yargı yerlerinde, davacı veya davalı sıfatıyla belediyeyi temsil etmek, tüm iş ve işlemleri yapmak, dava açmak, açılan davalarda hazır bulunmak, keşiflere gitmek, takip etmek, neticelendirmek,
2. Açılmış ve açılacak olan davalarda ilgili olarak belediye birimlerinde bilgi ve belgeleri celp talebinde bulunmak, işbu bilgi ve belgeler ışığında sav ve savunmalar hazırlamak, tüm yargı yerlerince verilen kararları gereklerinin yerine getirilmesi amacıyla ilgili birimlere göndermek,
3. Belediye yetkili organlarınca karar alınması halinde, davadan feragat etmeye, davanın sulh veya kabul yolu ile bitirilmesi işlemlerini yapmaya, davadan vaz geçmeye/atiye terk etmeye ilişkin işlemleri yapmak,
4. Belediye Başkanının onayı ile dava dosyalarının temyizinden ve karar düzeltme talebinden vazgeçilmesine ilişkin işlemleri yapmak,
5. Diğer müdürlüklerin talep etmeleri halinde, Belediye tüzel kişiliğine tebliğ edilen ihtarnamelere cevap vermek veya Belediye tüzel kişiliğince tebliğ edilecek ihtarnameleri hazırlamak,
6. Belediyenin diğer müdürlükleri tarafından hazırlanan müdürlük görev, çalışma usul ve esasları yönetmeliklerini, Mevzuat Hazırlama Usul Ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine göre incelemek ve bu konuda görüş vermek,
7. Başkanlık veya Belediye Müdürlükleri ile Belediyeye bağlı müesseselerin çözemedikleri tereddüde düştükleri sorunlara yönelik bağlı oldukları Başkan Yardımcısının onayı ile talep etmeleri halinde hukuki görüş vermek,
8. Tüm yargı mercileri, hakemler, icra daireleri ile noterlerden veya belediyede diğer kamu kurumları tarafından yapılacak tebliğleri Belediye Başkanlığı adına kabul etmek,
9. Müdürlüğe ait stratejik planları hazırlamak ve faaliyetleri stratejik planlara uygun olarak yapmak,
10. Görevle ilgili her türlü iç/dış yazışmaları yapmak, Başkana, Encümene, Meclise teklifler sunmak, verilen kararları uygulamak,
11. Çekmeköy Belediyesinin bilumum hukuki mesele ve ihtilafları ile ilgili işleri gereken özen ve dikkatle yaparak hizmetlerin planlı, programlı, etkin ve uyum içinde yürütülmesini sağlamak,
12. Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen hukuka uygun görevleri yapmak, yerine getirmek.

Müdürlüğün Yetkisi
MADDE 8 - (1) Hukuk İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 03.07.2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ve yürürlükteki diğer kanun ve yönetmelikler çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE 9 - (1) Hukuk İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve dikkatle yapmak ve yürütmekle sorumludur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Hukuk İşleri Müdürünün Atanması, Görev Yetki ve Sorumlulukları, Vekalet
 

Müdürün Atanması
MADDE 10 - (1) Kadroya atanabilmek için Hukuk, Siyasal Bilgiler, İktisat, İşletme, İktisadi ve İdari Bilimler Fakülteleri en az 4 yıl eğitim veren ve bunlara denkliği yetkili makamlarca kabul edilen yerli ve yabancı fakültelerin birinden mezun olmak ve diğer üst normlardaki şartları taşıması aranır.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 11 - (1) Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

1. Müdürlüğü Başkanlık Makamına karşı temsil eder. Müdürlük yönetiminde tam yetkilidir.
2. Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini ve koordinasyonu sağlamak,
3. Müdürlükte çalışanlar arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılanların yerine, bir başkasını görevlendirilmek ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak, mesai takibini yapmak,
4. Personelin performans belgelerini düzenlemek, her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek,
5. Müdürlük işlerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek personel arasında uyum ve işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak, çalışmalarını izlemek,
6. Müdürlüğe ait stratejik planları hazırlamak ve müdürlük işlerinin stratejik planlara uygun olarak yürütülmesin sağlamak,
7. Çalışma verimini arttırmak amacıyla, meri mevzuat ve yüksek yargı kararlarını ihtiva eden yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,
8. Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek, gerektiğinde müdürlük işlerinin düzenli yürümesi adına önlemler almak,
9. Avukatların oluşturdukları rapor, dilekçe ve yazıları usul ve esas yönünden inceleyip değerlendirmek, varsa eksikliklerinin giderilmesini istemek veya eksiklikleri bizzat gidermek, ilgili mercilere gönderilmesini sağlamak, sonuçlarını takip etmek ve alınması gereken tedbirleri almak,
10. Görev alanına giren konularda, uygulamada ortaya çıkan aksaklıklarla ilgili inceleme ve araştırma yaparak alınması gereken tedbirler konusunda Başkanlık Makamına tekliflerde bulunmak,
11. Gerektiğinde bizzat inceleme ve araştırma yaparak avukatları ve kalem personelinin işlemlerini dikkatli yapmaları konusunda uyarmak,
12. Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iş ve işlemlerin amaçlara, mali yönetim ilkelerine, mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak, iç kontrol güvence beyanını hazırlamak ve birim faaliyet raporlarını yapmak/yaptırmak,
13. Müdürlüğün yıllık bütçesini şeflikten gelen talepler doğrultusunda hazırlayıp/hazırlatıp Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek,
14. Müdürlükle diğer müdürlükler arası koordinasyon işbirliğini sağlamak,
15. Başkan tarafından hukuka uygun verilen tüm görevleri yerine getirmek,

Hukuk İşleri Müdürüne Vekalet
MADDE 12 - (1) Müdürün izinli veya raporlu olduğu durumlarda, Müdürlük görevlerinin devamı için, Başkanlık onayı ile uygun görülen personel Müdür olarak görevlendirilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Avukatlar Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Avukatlar
MADDE 13 - (1) Müdürlükte görevli avukatların görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır.

1. Belediye Başkanı tarafından kendilerine verilmiş vekâletname ile, kendilerine tevzii olunan dosya veya dava açım onayları doğrultusunda ilgili müdürlüklerden bilgi ve belge celp edilmesini sağlamak,
2. Celp edilen bilgi ve belgeleri inceleyerek gerektiği hallerde yeni belge ve bilgi celp edilmesini sağlayarak dava dilekçeleri ve savunma dilekçeleri hazırlamak, ara kararlarını yerine getirmek, tüm yargı mercilerinde, Hakemler, İcra Dairelerinde belediye tüzel kişiliğini temsilen duruşmalarda keşiflerde hazır bulunmak, gerekli iddia ve savunmaları yapmak,
3. Kurum menfaatinin gerektirdiği durumlarda yetkili organların kararları doğrultusunda veya Belediye Başkanının yazılı talimatıyla davaları sulh, ibra veya davanın atiye terki veya düşürülmesi şeklinde neticelendirmek,
4. Neticelenen dosyalarda verilen tüm kararları ilgili müdürlüklere bildirmek,
5. Belediye aleyhine neticelenen kararları süresi içinde temyiz etmek, temyiz duruşmalarında hazır bulunmak, temyiz olunan kararların onanması halinde karar düzeltme yoluna başvurmak,
6. Tüm Yargı Mercileri, Hakemler, İcra Daireleri ile Noterlerden yapılacak tebliğleri Belediye Başkanlığı adına almak ve ilgili birimlere iletmek, ilgili mercilerin verecekleri bilgi üzerine hukuksal gereklerini yerine getirmek,
7. Görevlendirdikleri komisyon, kurs, seminer ve toplantılara katılmak,
8. Müdür tarafından kendilerine havale olunan diğer iş ve işlemleri kanun, yönetmelik, tüzük ve iş bu yönetmeliğin gerektirdiği yükümlülükler çerçevesinde yerine getirmek,
9. Avukat, Müdür tarafından havale olunan tüm iş ve işlemleri zamanında, hukuka uygun şekilde yapılması hususunda hiyerarşik olarak Müdüre ve Başkana karşı sorumludur.

Hukuksal Görüş Verilmesi
MADDE 14 - (1) Belediye Başkanlığı, Müdürlükler veya Belediyeye bağlı iktisadi işletmelerin yerine getirdikleri kamu hizmetinin ifası sırasında uygulamada kendi bilgi ve deneyimleri ile çözemedikleri, hukuksal bilgi, görüş, içtihada gerek gösteren önemli sorunlarla karşılaştıkları takdirde; bağlı bulundukları Başkan Yardımcısının onayını alarak Hukuk İşleri Müdürlüğünden görüş isteminde bulunmaları halinde, müdürlükçe görüş istemi iş yoğunluğu uzmanlık alanı gibi hususlar dikkate alınarak müdürlükte görevli bir veya birden çok avukata havale edilebilir.

(2) Avukat ilgili talebini değerlendirerek oluşturduğu hukuki mütealayı müdürlük makamının incelemesine sunar,
(3) Hukuk İşleri Müdürlüğünce verilen hukuksal görüşler görüş talebinde bulunan müdürlükleri bağlayıcı nitelikte değildir.

Temyizden ve Karar Düzeltme İsteğinden Vazgeçilmesi, yeni dava açım taleplerin değerlendirilmesi
MADDE 16 - (1) Yargı organlarının Belediye aleyhine vermiş olduğu kararlara karşı temyiz yoluna başvurulması, aleyhe biten ve temyiz olunan kararın onanması halinde karar düzeltme yoluna başvurulmasından vazgeçme ancak Başkanlık Makamının yazılı onay vermesine bağlıdır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Kalem Şefi ve Diğer Personelin Görev Yetki ve Sorumlulukları
 

Kalem Şefinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 17 - (1) Kalem Şefliği;

1. Hukuk İşleri Müdürünün emri altında bir şef ile yeterli sayıda personelden teşekkül eder.

(2) Kalem Şefi;

1. Hukuk İşleriMüdürlüğü kaleminin amiri olup, büro iş ve işlemleri, adli makamlarda veya diğer kamu kurum ve kuruluşlarındaki iş ve işlemlerinin yapılması kurum içi yazışma ve koordinasyonun düzenli bir şekilde yürütülmesinden Müdüre karşı birinci derecede sorumludur.

(3) Kalem Şefinin görevleri şunlardır.

1. Müdürlüğe intikal eden her türlü evrakın kaydını tutmak ve cevaplarını sevk etmek,
2. Müdür, Avukatlar tarafından kendisine verilen her türlü yazı, rapor, dosya ve belgelerin gereğini yerine getirmek, adli idari makamlara, noterlere tüm resmi dairelere süresinde verilmesini sağlamak ve takip etmek,
3. Memurlar aracılığıyla gelen giden yazıların, dosyaların ve diğer belgelerin kayıt havale ve dosyalama işlemlerini yürütmek, gelen tüm yazı ve belgelerin önceki yazı ve belgelerle bağlantısını kurmak ve bunları denetlemek,
4. Her türlü Yönetmelik, Genelge, Başkanlık emirlerini takip etmek, saklamak ve bunların ilgili personele dağıtımını yapmak,
5. Beklenilen cevaplar ya da raporlar üzerinde ilgili birimlerce yapılması gereken işlemlerin sonuçlarını takip etmek ve geciken işler hakkında Müdüre bilgi vermek,
6. Müdürlüğe mal edilen kitap, mecmua ve benzer eşya, demirbaş, mefruşat ve büro malzemelerinin kayıt ve korunmasını sağlamak, kırtasiye ve matbu evrakın ihtiyaca göre temin, muhafaza ve dağıtımını yapmak,
7. İşlemi biten yazı, rapor ve her türlü evrakı düzenli bir şekilde muhafaza etmek,
8. Vaktinde cevapları alınmamış olan rapor ve yazılar hakkında Müdürlüğe malumat vermek ve tekit yazılarını hazırlamak,
9. Müdürlük personelinin özlük işleri ile ilgili işlemlerini yapmak, gölge dosyalarını oluşturmak ve saklamak, ödeme belgeleri düzenlemek, ayniyat işlemlerini ve harcamalarla ilgili avans işlemlerini yürütmek,
10. Müdür tarafından verilen diğer hukuka uygun işleri yerine getirmek, yapmak.

Memurlar ve Taşınır Kayıt Kontrol Yetkililerinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 18 - (1) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi, harcama yetkilisi tarafından memuriyet ya da çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini usule uygun şekilde yapabilecek niteliğe sahip personel arasından seçilir.

(2) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi görev yetki ve sorumlulukları şunlardır.

1. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmasına yardımcı olmak,
2. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak,
3. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak,
4. Taşınırları niteliğine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen taşınırları muhafaza etmek ve taşınırları yangına, ıslanmaya, bozulmaya ve çalınmaya karşı korumak amacıyla gerekli tedbirleri almak,
5. Taşınırların giriş ve çıkışına dair kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belgeleri tanzim etmek ve kesin kabulü yapılmayan taşınırların kullanımına engel olmak.

(3) Kalem memurlarının görev yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

1. Müdür ve Büro Şefi tarafından kendilerine tevdi edilen her türlü büro iş ve işlemlerini yapmak.

(4) Sorumlulukları;

1. Memurlar ve taşınır kayıt kontrol yetkilileri, kendilerine tevdi edilen görevleri tam ve zamanında yapmakla müdüre karşı sorumludurlar.

İcra Memurunun (Takip Memuru)Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 19 - (1) İcra Memurunun görev ve yetkileri aşağıdaki gibidir.

1. Hukuk İşleri Müdürü ve Avukatları tarafından kendilerine verilen tüm yargı mercileri, icra daireleri, noterler, resmi dairelerde yapılması gereken işleri süresi içinde yerine getirmek,
2. Açılmış ve açılacak davalar ile icra dairelerinde yapılan takiplerin harçları ile kayıt tebliği, posta, mübaşir, teskere, gıyap, keşif, tanık v.s. ücretlerine ilişkin tüm yasal ve parasal işlemleri yatırmak ve gerekli makbuzları almak,
3. Karar ve belge örneklerinin asıllarına uygunluğunu onaylatmak, gerektiğinde dosyaların adliye arşivlerinde çıkarılmalarını sağlamak,

(2) Sorumlulukları;

1. İcra Memurları kendilerine verilen görevlerin tam ve zamanında yapılmasından müdüre karşı sorumludurlar.

Birim Kalite Yönetim Sistemi (KYS) Sorumlusu, Birim KYS Sorumlusunun görev yetki ve sorumlulukları
MADDE 20 – (1) KYS kapsamında birim içinde süreçler, görev tanımları, talimatlar, formalar, iş akış şemaları hazırlamak ve gerekli güncellemeleri yapmak.

(2) KYS kapsamındaki dokümanların birim içinde kullanılması sağlamak.
(3) Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, birimin kaynaklarını, kurum tarafından belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda verimli uygulanmasında, izlenmesinde ve yeni durumlara göre hizmetin kalite ve verimliliğinde sürekliliği sağlamak üzere gerekli tedbirlerin alınması için bilgi vermeyi sağlamak,
(4) Birimde oluşacak uygunsuzluklara düzeltici/önleyici faaliyet hazırlamak ve takibini yapmak. Düzeltici/önleyici faaliyet sonucunda ulaşılan çözümlerin standartlaştırılması için bilgilendirmede bulunmak.
(5) Birim ile ilgili dokümanları hazırlamak ve birimde dokümanların takibini yapmak.
(6) Bütün çalışanların iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, birim içi koordinasyonun sağlanması ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın oluşturulmasını sağlamak.
(7) Yapılan KYS çalışmaları hakkında birim çalışanlarına bilgi vermek.
(8) Yönetim Sistemleri ile ilgili faaliyetlerin kaydedilmesini ve birime bilgi verilmesini sağlamak.
(9) Birimlerde KYS kapsamında kullanılacak dosya ve dokümanları muhafaza etmek,
(10) Birim Müdürü tarafından KYS ile ilgili olarak kendilerine verilen diğer işleri yerine getirmek.

Birim Halkla İlişkiler Sorumlusu, Birim Halkla İlişkiler Sorumlusunun görev yetki ve sorumlulukları şunlardır:
MADDE 21 – (1) Birim faaliyetlerinin duyurulması amacıyla, basın yayın ve halkla ilişkiler faaliyetlerini yürüten birime bilgileri iletilmek ve gerektiğinde bu hususta işlem yapılmasını sağlamak.

2) Sosyal Yardım İşler Müdürlüğü’nün birimimizdeki Halkla İlişkiler sorumlusu olarak, Çekmeköy Belediyesi SAYSİS otomasyon sisteminde yer alan sosyal yardım formlarını bilgisayar ortamında kayda alır ve işlemlerini takip etmek. Vatandaşa mümkün olan en kısa sürede geri dönüş yaparak vatandaşı bilgilendirmek.
(3) Müdürlüğüne SAYSİS otomasyon sistemi üzerinde gelen vatandaş başvurularının istenildiği takdirde raporlar hazırlayarak Birim amirini bilgilendirmek.
(4) Aylık olarak düzenlenen halkla ilişkiler koordinasyon toplantılarına katılmak ve alınan kararları birim dahilinde uygulatmak.
(5) Kurumsal halkla ilişkiler faaliyetlerinde bulunduğu konum itibarıyla elinden gelen desteği verir.
 

Memur ve Diğer Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 22 - (1) Memurun görevleri aşağıda belirtilmiştir.

1. Müdürün ve Şefin kendilerine tevdi ettikleri görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludurlar.

(2)Memur ve diğer personelin görevleri aşağıda belirtilmiştir.

1. Müdürlüğe ait bilcümle yazıları temiz ve itinalı bir şekilde yazmak, karar suretlerini çıkarmak, bilgisayar ve tüm yazı işlerini yapmak,
2. Belediyenin muhtelif müdürlük ve sair resmi ve hususi dairelerden gelen her çeşit evrakı zimmetle alıp kaydını yapmak ve aynı şekilde kayıt yaparak zimmetle iade etmek
3. Müdürlüğe gelen evrakı defterine işledikten sonra var ise ilgili dosyası ile birleştirerek müdüre tevdii etmek ve sonra müdür tarafından havale edilen evrakı ilgili avukata veya diğer müdürlük personeline tevdii etmek,
4. Devam eden davalarla ilgili dilekçe ve sair tebligatı almak, aldığı gün ve saati evraka işaret edip ivedilikle müdürün havalesi ile ilgili avukata teslim etmek,
5. Yeni açılan davalarla ilgili kayıtları esas defterine işlemek, dava dosyasını tanzim ederek müdürün havale ettiği dosyayı avukata teslim etmek,
6. Avukat tarafından sonlandırılan ve işlemi tamamlanmış olan dosyaların arşiv kayıtlarını yaparak, müdürlük bünyesindeki arşiv bölümüne aktarmak ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak,
7. Müdürlük ve dava dosyalarına yapılacak harcamalar için gerekli avansı çekmek ve harcamaların yapılmasını müteakip avansın süresinde kapanmasını sağlamak,
8. Hukuk İşleri Şefinin mevcut bulunmadığı hallerde onun görev alanındaki tüm görev ve sorumluluklar müdürün görevlendirdiği memur veya memurlar tarafından gerçekleştirilir.
9. müdürlükte görevli diğer yardımcı personel kendilerine tevdii edilen görevleri yerine getirir.

ALTINCI BÖLÜM

Çalışma Şekli ve Esasları

Görevin Planlanması
MADDE 23 - (1) Hukuk İşleri Müdürlüğündeki çalışmalar stratejik planlar, performans hedefleri ve yönetmeliğe uygun yapılacak plan dahilinde yürütülür.
 

Görevin Yürütülmesi
MADDE 24 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken özenle dikkat ve süratle yapmak zorundadır.

Gelen Evraka Yapılacak İşlem
MADDE 25 - (1) Hukuk İşleri Müdürlüğüne gelen evraklar bilgisayar programında kaydedildikten ve müdürce havalesi yapılarak ilgili deftere kayda alınmasından sonra, zimmet defteriyle ilgili avukata, şefe veya memura dağıtımı sağlanır.

Giden Evraka Yapılacak İşlem
MADDE 26 - (1) Hukuk İşleri Müdürlüğünce cevaplandırılan yazılar otomasyon programında kaydı kapatılmak ve dava konusu işler de dava defterlerine tarih ve numara ile işlenmek suretiyle ilgili Müdürlük kalemine zimmetle teslim edilir.
(2) Belediye Merkez ve Daire Müdürlükleri, belediyeye bağlı kuruluşlara gönderilecek yazılar kurye ile gönderilir. Zimmet mukabili ilgili müdürlük kalemine teslim edilir.

Kullanılan Defter ve Programlar
MADDE 27 - (1) Gelen giden evraklar bilgisayar programında kayıt altına alınır. Defter olarak; İdari Mahkeme Defteri, Adli Mahkeme Defteri, İcra Dosyaları Kayıt Defteri, Tescil Defteri, Harici Zimmet Defteri ve Avukatlara Ait Zimmet Defteri kullanılır.

Kullanılan Klasörler
MADDE 28 - (1) Müdürlük İkaz Yazıları, Bütçe, Bekletme, Haciz İhbarnameleri, Kaymakamlık, Personel Özlük, Ayrılan Personel ve Stajyer Özlük, Koordinasyon Toplantı Raporları, Stratejik Planlama, Eğitim, Müfettişlik, Banka Haciz Fekleri, Süreç Yönetimi, Nöbet, Toplantı, Giden Evrak, Genelgeler, Hukuki Görüş, Yönetmelikler, Başkanlık, Başkanlık Onayları, Gelen Evrak, Taşınır Kayıt, Sigorta Şirketlerinden Gelen İhtarlar, Bimer, Seri Nokta ve 3.Kişilere Gönderilen Haciz İhbarnameleri klasörleri ile ihtiyaca binaen oluşturulacak yeni klasörler kullanılır.
(2) Hukuk İşleri Müdürlüğünde görev yapan tüm personel hakkında göreve başlama onayından itibaren almış oldukları izin, rapor ve kademe ilerlemeleri ile ödüllendirme ve cezalandırmalarına ilişkin belgeleri kapsayan şahsi gölge klasörleri oluşturulur.

Arşivleme
MADDE 29 - (1) İşlemi biten her türlü yazı, rapor ve davaya ilişkin evraklar klasörlere konularak Müdürlüğün onayı ile birim arşivine kaldırılır.
(2) Bunların saklanmasından ve istendiğinde çıkarılmasından Kalem Şefi ile Kalem memuru sorumludur.

Müdürlük İçi Çalışma Usulü
MADDE 30 - (1) Hukuk İşleri Müdürlüğüne bağlı kalem şefliğinde bulunan personel arasındaki işbirliği Kalem Şefi tarafından sağlanır.
(2) Müdürlüğe gelen tüm yazılar, kalem şefliğinde toplanır ve Müdüre iletilir. Müdür gelen dava dosyalarını, hukuksal görüş isteği yazılarını, diğer evrak ve yazıları Avukatlar arasında uzmanlıklarına göre tevzii eder.
(3) Evrak ve dosyalar, evrakın konusuna göre ilgili deftere kaydı yapıldıktan sonra avukat zimmet defterine kaydedilir avukat zimmet defterine kayıtla avukat evrakı teslim almış kabul edilir.
(4) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin görevden ayrılma, emeklilik veya başka yerlere atanmaları halinde, görevlerinden ayrılabilmeleri için kendilerine verilmiş bulunan dava ve icra işleri ile diğer konulardaki dosyaları, belgeleri, her türlü yazıları, yerlerine atanmış veya bu konuda amirlerce görevlendirilmiş olanlara, bunların o günkü durumunu açıkça belirten bir çizelge düzenleyerek teslim etmeleri, devir alanların ise bu dosyaları, belgeleri her türlü yazıları inceleyerek, bunların çizelgede gösterilen durumda olduğunu belirleyerek teslim almaları zorunlu ve gereklidir. Teslim Tutanağı; Müdür, Teslim Alan ve Teslim Eden tarafından üçlü imza ile tamamlanır.
(5) Yukarıda adı geçen görevlilerin ölümü halinde; daha önce kendilerine verilmiş olan her türlü dava ve diğer işlerle ilgili dosyalar, belgeler ve yazılar ilgili amir tarafından son durumları düzenlenecek tutanak ile belirtilerek yeni görevliye teslim edilir.

Diğer Kuruluşlarla Koordinasyon:
MADDE 31 - (1) Hukuk İşleri Müdürlüğünün, Valilik ve Tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Özel ve Tüzel Kişilerle yapacağı yazışmalar Müdürün parafı ve Belediye Başkanının imzası ile yürütülür.
 

YEDİNCİ BÖLÜM
Yürürlük ve Yürütme

Yürürlük
MADDE 32 - (1) Bu yönetmelik Çekmeköy Belediye Başkanlığı, Belediye Meclisince uygun bulunduktan ve Kaymakamlık makamına sunulduktan sonra yürürlüğe girer.
(2) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte 08.09.2009 tarih ve 2009-57 sayılı meclis kararı ile yürürlüğe giren Hukuk İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kalkar.

Yürütme
MADDE 33 - (1) Bu yönetmelik hükümleri, Çekmeköy Belediye Başkanı tarafından yürütülür.