1- İdari İşler Bürosu olarak; Meclis ve encümen işlemleri ile müdürlük yazışmaları,
2- Kurum Belge Yönetim Bürosu olarak; Başkanlığımıza kamu kurum ve kuruluşlarından gelen belgeler ile gerçek ve tüzel kişiler tarafından verilen dilekçelerin kabulü ve Başkanlığımızca verilen cevapların kurye, kayıtlı elektronik posta (KEP) ve posta ile gönderimini,
3- Evlendirme Bürosu olarak; Nikah işlemleri için müracaat eden vatandaşlarımızın evlendirme işlemleri ile evlendirme işlemlerine ilişkin ücret tariflerinin hazırlanması ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne bildirilmesi,
4- Kurum Arşiv Bürosu olarak; Başkanlığımıza bağlı müdürlüklerin dosyalarının muhafazası, sisteme aktarılması, adlandırılması, ekspertiz işlemleri, tapu ile teknik müdürlüklerin koordinasyonu ve ekspertiz işlemleriyle sunulan hizmetlere ilişkin ücret tarifelerinin belirlenerek Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi, şeklinde sıralanmaktadır

Organizasyon şeması yukarıdaki gibidir. Büyütmek için üzerine tıklayın.

T.C.
ÇEKMEKÖY BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Teşkilat Yapısı, Bağlılık

Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan personelin çalışma usul ve esasları ile yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Dayanak
MADDE 3 - (1) Bu yönetmelik; Anayasanın 124'üncü maddesi, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 5747 sayılı Büyükşehir Belediyesi Sınırları İçerisinde İlçe Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 7201 sayılı Tebligat Kanunu, Elektronik Tebligat Yönetmeliği, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği, Evlendirme Yönetmeliği, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Kurum Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazışma Yönergesi, Çekmeköy Belediye Başkanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ve tüm yasaların bağlı ikincil ve üçüncül mevzuat düzenlemelerini ve diğer ilgili Mer'i Kanun ve yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;

Başkanlık: Çekmeköy Belediye Başkanlığını,
Belediye: Çekmeköy Belediyesini,
Belediye Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün bağlı olduğu Belediye Başkan Yardımcısını,
Belediye Başkanı: Çekmeköy Belediye Başkanını,
Büro: Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı olan büroları.
EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı,
Encümen: Çekmeköy Belediyesi Encümenini,
EYS: Entegre Yönetim Sistemini,
Gerçekleştirme görevlisi: 5018 sayılı Kanun kapsamında harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürüten personeli,
Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,
KYS: Kalite Yönetim Sistemini,
Meclis: Çekmeköy Belediyesi Meclisini,
MERNİS: Merkezi Nüfus İdaresi Sistemini,
Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,
Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü
Personel: Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanında olan iş ve işlemlerin yürütülmesinden sorumlu personeli (şef, büro sorumlusu, memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisi, vd.).
SDP: Standart Dosya Planını,
Sorumlu: Bürolardaki iş ve işlemlerin yapılmasından sorumlu personeli.
Şef: Bir veya birden fazla büronun iş ve işlemlerinin yapılmasından sorumlu personeli.
Taşınır kayıt yetkilisi: Taşınırları teslim alan, sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eden, kullanıcılarına ve kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde taşınır kontrol yetkilisi ve harcama yetkilisine karşı sorumlu olan personeli,
Taşınır kontrol yetkilisi: Taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemler ile düzenlediği belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eden, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayan ve bu konularda harcama yetkilisine karşı sorumlu olan personeli,
UETS: Ulusal Elektronik Tebligat Sistemini,
Veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtları ile bilgisayar tarafından üzerinde işlem yapılabilen her türlü değeri,
Yönetmelik: Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Personel ve Teşkilat Yapısı

Kuruluş
MADDE 5 - (1) Çekmeköy Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunun 48'inci maddesinin amir hükmü dikkate alınarak 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare ve Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına” uygun olarak kurulan Müdürlüktür.

Personel ve teşkilat yapısı
MADDE 6 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;
a) Müdür,
b) Şef,
c) Büro Sorumlusu,
ç) Memur,
d) Sözleşmeli Personel,
e) İşçi,
f) Belediye Şirket İşçisi,
(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir;
a) Kurum Belge Yönetim Bürosu,
b) İdari İşler Bürosu,
c) Evlendirme Bürosu,
ç) Kurum Arşiv Bürosu.
(3) Müdürlük içi ve diğer müdürlüklerle koordinasyon yapısı aşağıdaki gibidir;
a) Arşiv Sorumlusu,
b) CİMER sorumlusu,
c) EBYS sorumlusu,
ç) Gerçekleştirme görevlisi,
d) Halkla ilişkiler sorumlusu,
e) İhale takip sorumlusu
f) İş sağlığı ve güvenliği sorumlusu,
g) EYS/KYS sorumlusu,
ğ) Mutemet,
h) Stratejik plan ve süreç sorumlusu.
ı) Taşınır kayıt yetkilisi,
i) Taşınır kontrol yetkilisi,
j) Tanıtım sorumlusu.
(4) Görevlendirme Durumu
a) Müdür,
b) Şef,
c) Sorumlu,
ç) Memur,
d) Sözleşmeli personel,
e) İşçi,
f) Belediye şirket işçisi.
(5) Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan personellerin (müdür, şef, sorumlu, memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisi vd.) belirlenmiş görev ve sorumluluk alanları organizasyon şemasında gösterilir.
(6) Organizasyon şemasında belirlenen görev alanlarının tanımları güncel mevzuat esas alınarak Müdür tarafından yapılır.
(7) Müdürlük tarafından oluşturulan bürolarda görevli kamu personellerinin (memur, sözleşmeli personel, işçi) iş ve işlemlerinin yürütülmesinde aksaklığa sebebiyet verilmemesi için gerektiğinde bürolara eğitimi, deneyimi, öğrenimi, beceri ve kabiliyeti gibi özellikleri esas alınarak kamu personellerine Belediye şirket işçisi olarak belediye şirket işçisi görevlendirilebilir.
(8) Görevlendirilen personellere görev tanımları fiziki veya otomasyon ortamında tebliğ edilir. Tebliğ edilen görev tanımlarının bir nüshası personelin Müdürlüğündeki özlük dosyasında muhafaza edilir. Bu personel yaptığı iş ve işlemlerden kaynaklanan aksama ve olumsuzluklardan dolayı ilgili yasalar önünde sorumludur.

Bağlılık
MADDE 7 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı veya görevlendireceği Belediye Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 8 - (1) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Belediyenin/Müdürlüğün fiziki veya elektronik ortamda belge akışının (gelen/giden) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasını sağlamak.
b) Belgeleri “Standart Dosya Planı” kapsamında düzenlemek, dosyalamak, saklama planına göre arşivlenmek ve bu belgelere/dosyalara kolay ve hızlı bir şekilde erişilmesini sağlamak.
c) Belediyede Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (DYS/EBYS) mevzuat doğrultusunda güncellenmesine katkıda bulunmak,
ç) Belediyeye gelen/giden fiziki (zimmetli, posta vb.) ve elektronik belgeleri (KEP, UETS, E-Posta, Avan Proje vb.), postaları zimmetle ve elektronik ortamda teslim almak/etmek,
d) 5393 sayılı Belediye Kanunu ve Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğine göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
e) 5393 sayılı Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
f) 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliğine göre evlendirme işlemlerini yürütmek.
g) Müdürlüğün 5018 sayılı Mali Kontrol Kanununa göre tüm taşınır işlemlerini yürütmek.
ğ) 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre mal ve hizmet alımını yapmak.
h) 5018 sayılı Mali Kontrol Kanuna göre Belediyenin stratejik planı doğrultusunda, Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak.
ı) Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı tüm politikalara uygun olarak iş ve işlemleri yürütmek.
i) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında Müdürlüğe gelen belgelerin süresi içerisinde cevaplanmasını sağlamak.
j) Mevzuat doğrultusunda verilen diğer görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak.

Kurum Belge Yönetim Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9 - (1) Kurum Belge Yönetim Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır;
a) Belediyeye fiziki veya elektronik ortamda gelen/giden belge akışının mevzuat doğrultusunda (KEP- UETS, E-Posta, Avan Proje, Posta vb.) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
b) Belediyeyi ilgilendiren bir fiziki belge ise zimmetle teslim almak, elektronik ortama aktarmak, konusuna göre Standart Dosya Planına göre fiziki veya elektronik ortamda sayı verilerek uygun şekilde kaydetmek, Başkanlık Makamınca havale yetkisi verilen personelden havalesi alındıktan sonra belgenin havale kısmını incelemek, mevzuat gereği konularını (bilgi, gereği, süreli, acele, gizli vb. belgeleri tasnif etmek) belirtmek; bilgi, belge ve görüş talep edilen yazılarda mevzuatta belirtilen süreler esas alınarak ilgili Müdürlüklere belgenin fiziki veya elektronik ortamda gönderilmesi işlemlerini yapmak.
c) Belediyeyi ilgilendiren bir elektronik belge ise elektronik ortama aktarmak, konusuna göre Standart Dosya Planına göre kayda almak, Başkanlık Makamınca havale yetkisi verilen personelden havalesi alındıktan sonra belgenin mevzuat gereği konularını (bilgi, gereği, süreli, acele, gizli vb. belgeleri tasnif etmek) belirtmek; bilgi, belge ve görüş talep edilen yazılarda mevzuatta belirtilen süreler esas alınarak ilgili Müdürlüklere elektronik ortamda gönderilmesi işlemlerini yapmak.
ç) Büronun yazışmalarını yapmak.
d) Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

İdari İşler Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9 - (2) İdari İşler Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır;
a) Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda gelen belge akışının (gelen/giden) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
b) Müdürlüğü ilgilendiren bir fiziki belge ise konusuna göre kontrol etmek, zimmetle teslim almak, Standart Dosya Planına göre fiziki veya elektronik ortamda kaydetmek, mevzuat gereği konusuna göre (bilgi, gereği, süreli, acele, gizli vb.) ilgili personele havale etmek,
c) Müdürlüğün idari yazışmalarını yapmak.
ç) Müdürlüğü ilgilendiren belgelerin cevaplanmasını sağlamak.
d) Personelin özlük işlemlerini takip etmek.
e) Meclis/Encümen çalışmalarının sekreteryalığını yapmak.
f) Müdürlüğün meclis/encümen ile ilgili tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) hazırlamak.
g) Müdürlüklerin, Meclise/Encümene gelen tekliflerini fiziki veya elektronik ortamda kayda almak, Gündemi oluşturmak için Başkanlık makamına sunmak,
ğ) Belediye Meclisi/Encümeninin toplantı günlerini takip etmek.
h) 5393 sayılı Belediye Kanunu ile Belediye Meclis Çalışma Yönetmeliğine göre meclis çalışmalarını yürütmek.
ı) Meclis/Encümen kararlarının ilgili müdürlüklere dağıtımını yapmak,
i) Meclis üyeleri, ihtisas komisyon üyeleri ve denetim komisyonu üyelerinin özlük ve huzur haklarının takibini yapmak.
j) Belediye meclis üyelerince verilen soru önergelerinin koordinasyonunu yapmak,
k) Meclis kararlarının uygun araçlarla halka duyurulmasını sağlamak.
l) Meclis kararlarını mülki idare amirine göndermek,
m) Encümen üyelerinin huzur haklarının takibini yapmak.
n) Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Evlendirme Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9 - (3) Evlendirme Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır;
a) Usulüne uygun gelen başvuruları mevzuat dâhilinde kabul etmek.
b) 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu, 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliğine göre evlenme dosyalarını hazırlamak,
c) Belediye Meclisince belirlenen nikâh ücretlerini tahakkuka bağlamak.
ç) Aile Cüzdanını ilgili kurumdan temin etmek.
d) Aile cüzdanlarını hazırlamak.
e) Belediye Başkanı tarafından yetkilendirilen memurlar tarafından evlendirme işlemini yapmak.
f) Evlenmenin nüfus kütüklerine tescillerini sağlamak,
g) Evlenme kütüğü ve dosyalarını muhafaza etmek,
ğ) Evlenmeye dair belgeleri denetime hazır halde tutmak,
h) Büronun yazışmalarını yapmak.
ı) Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Kurum Arşiv Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9 - (4) Kurum Arşiv Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır;
a) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Arşivlerden Yararlanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Arşivlerde Gerçekleştirilecek Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar ile Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazı işleri Müdürlüğü tarafından yayımlanan Kurum Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği doğrultusunda Belediye kurum arşivinin düzenlenmesi ve müdürlük arşivlerinin yürütülmesine danışmanlık hizmeti vermek.
b) Müdürlükler tarafından Kurum Arşiv Bürosuna teslim edilen fiziki belgeleri/dosyaları Belediyemiz Kurum Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği doğrultusunda muhafaza etmek ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlamak.
c) Belgelerin/dosyaların, Müdürlüklerin ilgili personeli tarafından istenmesi halinde fiziki veya elektronik ortamda zimmet karşılığı teslim edilip/alınmasını sağlamak.
ç) Gerçek ve tüzel kişiler ile kurumlara ekspertiz hizmeti sunmak.
d) Büro tarafından sunulan hizmetler için Belediye Meclisi tarafından belirlenen ücretleri tahakkuka bağlamak.
e) Saklama süresi dolan belgelerin Belediyemiz Kurum Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği doğrultusunda imha işlemlerini yapmak.
f) Arşiv konusunda oluşturulan standartları ve mevzuatı takip etmek.
g) Kurum arşivi ve birim arşivi ile ilgili hüküm bulunmayan hallerde Çekmeköy Belediye Başkanlığınca hazırlanacak Yönerge, Tebliğ vb. mevzuatları uygulamak.
ğ) Büronun yazışmalarını yapmak.
h) Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

Müdürlük içi ve diğer müdürlüklerle koordinasyon yapısı
MADDE 10 - (1) Arşiv Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Müdürlüğün ürettiği her türlü fiziki/elektronik bilgi ve belgeyi derlemek, standart dosya planına göre tasnif etmek, saklama koşullarına göre muhafaza etmek ve bu belgelere yetki kapsamında kolay erişilmesini sağlamak.
c) Standart Dosya Planına göre açılacak konu klasörlerini tespit etmek,
ç) İşlem konusuna göre açılacak vaka klasörlerini tespit etmek,
d) Görev alanıyla ilgili belgelerin konusuna göre yazışmalarını yapmak, ilgili klasörlerle eşleşmesini sağlamak,
e) Fiziki klasörleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde muhafazasını sağlamak.
f) Yılsonunda, önceki yıla ait klasörler ile her türlü bilgi ve belgeleri işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde ayırmak,
g) Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan klasörleri, kayıt defterlerini ve her türlü bilgi ve belgeleri idarece uygun görüldüğü takdirde devir envanter formu hazırlayarak yeni yılın başlangıcında mevzuat doğrultusunda kurum arşivine devretmek.
ğ) Kişisel verilerin korunması hususunda mevzuatın öngördüğü konulara riayet etmek.
h) Kalite, çevre ve iş sağlığı güvenliği, müşteri memnuniyeti ve şikâyet yönetim sistemi ile bilgi güvenliği yönetim sisteminin politika ve hedeflerine uygun sistem gereklerine, yasal ve müşteri şartlarına, risk analiz ve değerlendirmesi sonucu oluşturulan faaliyet planlarının uygulanmasını, geliştirilmesini ve faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak için; bilgi akışını sağlamak, eğitimlere katılmak, doküman ve kayıtları güncel tutmak, düzeltici ve önleyici faaliyetleri gerçekleştirmek, sürekli iyileştirme çalışmalarına katılmak.
ı) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
i) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
(2) CİMER Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) CİMER üzerinden gelen başvurular hakkında amirini bilgilendirir.
c) CİMER tarafından istenen bilgiler tasnif edilir.
ç) İlgili bürolardan bilgi ve belgeler toplanır.
d) Birim amiri tarafından oluşturulan cevabi yazı sorumlu tarafından CİMER portalına girilir.
e) Girilen bilgiler amirin onayına sunulur.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
g) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(3) Halkla İlişkiler Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Vatandaşlar/kurumlar tarafından iş ve işlemleri hakkında bilgi istenmesi halinde, bürolardan bilgi alarak vatandaş/kurumları bilgilendirir.
c) Birim faaliyetlerinin duyurulması amacıyla, basın yayın ve halkla ilişkiler faaliyetlerini yürüten birimle koordineli çalışır.
ç) Halkla ilişkiler koordinasyon toplantılarına katılarak alınan kararları amirine sunar ve uygun görüş alınarak uygular.
d) Belediyenin tanıtılması amacıyla Müdürlükten istenen bilgi ve belgeleri sorumluları ile hazırlar ve ilgili birime teslim eder.
e) Belediyenin halkla ilişkiler faaliyetlerine, bulunduğu konum itibarıyla gerekli desteği verir.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
g) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
(4) EYS/KYS Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) EYS/KYS kapsamında içinde süreçler, görev tanımları, talimatlar, formlar, iş akış şemalarını hazırlar ve günceller.
c) EYS/KYS kapsamındaki dokümanların içinde kullanılmasını sağlar.
ç) Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, birimin kaynaklarını, kurum tarafından belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda verimli uygulanmasını sağlar.
d) Müdürlüğün mevcut durumunun izlenerek güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesi, zayıf yönlerinin tespit edilmesi halinde gerekli tedbirlerin alınması için yöneticilerin bilgilendirilmesini sağlar.
e) Çalışanların iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, Müdürlük içi koordinasyonun sağlanması ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın oluşturulmasını sağlar.
f) Yapılan EYS/KYS çalışmaları hakkında çalışanları bilgilendirir.
g) EYS/KYS belgelerini, tarihine ve standart dosya planına göre usulüne uygun olarak düzenler ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
ğ) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
h) Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı tüm kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği, vatandaş memnuniyeti ve diğer iyileştirme çalışmalarına yönelik yönetim sistemleri, standartlar ve kabullerin getirdiği/getireceği politikaların incelenmesi ve uygulanması işlemlerini yürütür.
ı) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
(5) Mutemedinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır; a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Müdürlük adına verilen avanstan yapılan harcamaları belgeye bağlar, mahsubuna ilişkin belgeleri muhasebe yetkilisine verir ve artan tutarı iade eder.
c) Ön ödemelerden harcanan tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde üç ay içinde muhasebe yetkilisine verir ve artan tutarı iade eder.
ç) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporlar hazırlar.
d) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
e) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(6) Taşınır Kayıt Yetkilisinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Taşınır kayıt yetkilileri, harcama yetkililerince, memur veya kamu personeli arasından görevlendirilir.
c) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim alır, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eder,
ç) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim alır, özellikleri nedeniyle kesin kabulleri belli bir dönem kullanıldıktan sonra yapılabilen sarf malzemeleri hariç olmak üzere, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önler.
d) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutar, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenler ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide görevlisine gönderir.
e) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim eder.
f) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri alır ve alınmasını sağlar.
g) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirir.
ğ) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapar, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirir.
h) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol eder, sayımlarını yapar ve yaptırır.
ı) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olur.
i) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlar ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim eder.
j) Ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur.
k) Ambarlarını devir ve teslim etmeden, görevlerinden ayrılamaz.
l) Taşınır kayıt yetkilileri, düzenledikleri ve imzaladıkları belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı birlikte sorumludur.
m) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
n) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(7) Taşınır kontrol yetkilisinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Tüm işleri amirlerinin bilgi ve gözetiminde doğru ve zamanında yapar.
c) Taşınır kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirilir. Personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görev harcama yetkilisi tarafından yerine getirilir.
ç) Taşınır kayıt ve işlemleri ile ilgili olarak düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eder,
d) Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayarak harcama yetkilisine sunar,
e) Taşınır kontrol yetkilileri, düzenledikleri ve imzaladıkları belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı birlikte sorumludur.
f) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
g) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(8) EBYS Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Müdürlükte çalışan ve kendine bağlı/yardımcı olan memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisinin tüm iş ve işlemlerini zamanında, verimli yapılmasını ve mesai durumlarını denetler ve Müdüre bilgi verir.
c) Diğer sorumluların yerine görevlendirilmesi halinde işlerini yürütür.
ç) Müdürlükte Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) mevzuat doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
d) EBYS ve Standart Dosya Planı kapsamında belgelerin usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
e) Görev alanıyla ilgili toplantıların koordinasyonu ve toplantı tutanaklarının hazırlanması işlerini yapar.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
g) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
ğ) Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.
(9) Gerçekleştirme görevlisinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür.
c) Ödeme Emri Belgesini düzenler.
ç) Ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yapılmasını, bu kontrol sonucunda, Ödeme Emri Belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülmesini sağlar.
d) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Belediyenin Stratejik Planı doğrultusunda, Müdürlüğün bütçesinin hazırlanmasına yardımcı olur.
e) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
g) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(10) İhale Takip Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdürlük tarafından yapılmasına ihtiyaç duyulan mal ve hizmet alım işlerini, ihale sürecinin başından sonuna kadar ilgili birimlerle koordineli bir şekilde yürütmek.
b) İlgili ihale kapsamında gerekli her türlü bilgi ve belgenin zamanında ve eksiksiz olarak hazırlanması ve gerektiğinde teminini sağlamak.
c) Hakediş süreçlerinde gerekli belgelerin sürecinin yürütülmesini sağlamak.
ç) İhale Klasöründe olması gereken İhtiyaç Listesi, Teknik Şartname, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı, Yaklaşık Maliyet Onay Belgesi, MHM Ödenek Yazısını hazırlamak ve hazırlatmak.
d) Yapılacak ihale ile ilgili ihale mevzuatına uygun kriterler belirlenerek üst yazıyla beraber ihale dosyasını Standart Dosya Planına uygun şekilde, ihale işlerini yürütmek, ilgili ise müdürlüğüne bildirmek.
e) Kişisel verilerin korunması hususunda mevzuatın öngördüğü kurallara riayet etmek.
f) Kalite, çevre ve iş sağlığı güvenliği, müşteri memnuniyeti ve şikâyet yönetim sistemi ile bilgi güvenliği yönetim sisteminin politika ve hedeflerine uygun sistem gereklerine, yasal ve müşteri şartlarına, risk analiz ve değerlendirmesi sonucu oluşturulan faaliyet planlarının uygulanmasını, geliştirilmesini ve faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak için; bilgi akışını sağlamak, eğitimlere katılmak, doküman ve kayıtları güncel tutmak, düzeltici ve önleyici faaliyetleri gerçekleştirmek, sürekli iyileştirme çalışmalarına katılmak.
g) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
ğ) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
h) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(11) İş Sağlığı ve Güvenliği Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Belediye içinde iş sağlığı ve güvenliği konusunda verilen eğitimlere katılarak, alınan eğitim konusu hakkında ilgili personellere bilgi verir.
c) İş sağlığı ve güvenliği konusunda ilgili personellerin mevzuatta belirtilen kurallara uygun çalışmasını sağlar.
ç) Belediyenin iş sağlığı ve güvenliği konusunda ilgili personellere duyurulması ve yapılmasını istediği iş ve işlemleri takip eder, sonuçlandırır ve gerektiğinde ilgili birime bilgi verir.
d) Müdürlük içinde, birimlerde iş sağlığı ve güvenliği konusunda gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.
e) İş sağlığı ve güvenliği konusunda tespit etmiş olduğu eksiklikleri rapor halinde Müdürüne sunar.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporlama istenmesi halinde hazırlar.
g) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
ğ) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(12) Stratejik Plan ve Süreç Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Belediye içinde konu hakkında düzenlenen eğitimlere katılarak, Müdürlüğün alınan kararlara uygun çalışmasını sağlar.
c) Müdürlükçe belirlenen hedeflerin takip edilmesini sağlar.
ç) Müdürlüğün, Belediyenin Stratejik Planında belirlenen hedeflerini takip eder, karşılaştırır, gerekli analizleri yapar ve sonuçlarını amirine sunar.
d) Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu, İç Kontrol süreçlerini takip eder, rapor hazırlar ve Müdürlüğe sunar.
e) Müdürlük tarafından konuyla ilgili yapılan çalışmaların, ilgili birimlerinden takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
f) Müdürlüğün, Kamu İhale Kanununa göre mal ve hizmet alımları iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılmasında görev yapar.
g) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Belediyenin Stratejik Planı doğrultusunda, Müdürlüğün bütçesini hazırlar.
ğ) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
h) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
ı) Yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
(13) Tanıtım Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdüre bağlı olarak çalışır.
b) Belediye içinde konu hakkında düzenlenen eğitimlere katılarak, Müdürlüğün alınan kararlara uygun çalışmasını sağlar.
c) Müdürlüğün duyurulması, yayınlanması veya haber yapılması istenilen faaliyetleri hakkında, ilgili Müdürlüğe bilgi verir.
ç) Belirli tarihte başlayıp bitecek olan proje ve özel programlarla ilgili programdan en az 1 hafta önce ilgili Müdürlüğe bilgi verir.
d) Kişisel verilerin korunması hususunda mevzuatın öngördüğü konulara riayet eder.
e) Müdürlüğün faaliyet planlarının uygulanmasını, geliştirilmesini ve faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak için; bilgi akışını sağlamak, eğitimlere katılmak, doküman ve kayıtları güncel tutmak, düzeltici ve önleyici faaliyetleri gerçekleştirmek, sürekli iyileştirme çalışmalarına katılır.
f) Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
g) Belgelerin, mevzuat doğrultusunda usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Müdürün Atama, Görev Yetki ve Sorumlulukları, Vekâlet

Müdürün atanması
MADDE 11 - (1) 657 sayılı Kanun ve bu Kanuna dayanılarak çıkarılan Yönetmelikte belirtilen şartları taşıması aranır.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 12 - (1) Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
b) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili olarak Müdürlüğün mevzuat içerisinde çalışmalarını düzenler. br /> c) Müdürlük işlerinin planlı ve programlı bir şekilde yürütülmesini, personel arasında uyum ve işbirliği ortamı kurulmasını sağlar ve çalışmaları takip eder. br /> ç) İş ve işlemlerin yürütülmesinde aksaklığa sebebiyet verilmemesi için organizasyon şemasında belirtmek suretiyle bürolara sorumlu ve personel görevlendirebilir. br /> d) İşin özelliğine göre Müdürlüğün personel ihtiyacını ve ihtiyaç duyulan personelin eğitim durumunu belirler. br /> e) Müdürlüğün Organizasyon Şemasına göre, görevlendirilen personelin; görev, yetki ve sorumluluklarını gelişen mevzuat içerisinde belirleyerek ilgilisine tebliğ eder/ettirir. br /> f) Müdürlüğün çalışma sistemini kurarak organizasyon içinde doğru bilgi ve iş akışını sağlamak, personelin çalışmalarını organize etmek, br /> g) Görev alanlarına ait tebliğ edilen belgeyi Müdürlüğündeki özlük dosyasında muhafaza eder/ettirir. br /> ğ) İzin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personellerin yerine, bir başka personel görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır; mesai takibini yapar. br /> h) Müdürlük içi yönergeler ve yayınların hazırlanması; belgelerin ilgililere dağıtımının gerçekleştirilmesi, müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlenmesi, çalışmaların değerlendirilmesi işlemlerini yapar. br /> ı) Başkanlık Makamınca fiziki veya elektronik ortamda belge havale yetkisi verilmesi halinde, Standart Dosya Planına göre bu işlemin yerine getirilmesini ve belge akışının (gelen/giden) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlar. br /> i) Müdürlüğe gelen belgelerin ilgili personele havalesini yapar. br /> j) Diğer müdürlükler ve kamu kurum ve kuruluşlarıyla koordinasyon sağlayarak işlemlerin yerine getirilmesini sağlar. br /> k) Yazı İşleri Müdürlüğünün, harcama yetkilisi, tahakkuk amiri ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir. br /> l) Üstlerinden aldığı emirleri kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğler doğrultusunda yerine getirir. br /> m) Müdürlüğe ait bütçe, stratejik plan, performans programının hazırlanması ve faaliyet raporlarının stratejik planlara uygun olarak yapılmasını sağlar. br /> n) Görevlendirilmesi halinde encümen üyesi olarak encümen toplantısına katılır. br /> o) Görevlendirilmesi halinde disiplin kurulunda memurlar ile ilgili iş ve işlemleri yürütür. br /> ö) Personelin performans belgelerini düzenler. br /> p) Görev alanı ile ilgili uygulamalarda ortaya çıkan aksaklıklarla ilgili tedbirleri alır ve gerektiğinde Başkanlık Makamına teklifte bulunur. br /> r) Müdürlüğün; kanunlar, yönetmelikler vs. mevzuatta belirtilen görevleri ile Başkanlık Makamınca verilen görevleri zamanında, verimli ve düzenli şekilde yürütmekle sorumludur.

Şefin/Sorumlunun görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 13 - (1) Şefin/Sorumlunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
a) Müdürlük emrinde görevli şef/sorumlular kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve üst amirin mevzuat doğrultusunda verilen iş ve işlemleri gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmak, Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını hazırlamak, takip etmek ve sonuçlandırmakla Müdürlük makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
b) Personele havale edilen evraklarla ilgili olarak yapılan işleri kontrol etmek, işlemlerin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlar.
c) Satın alınacak, mal ve hizmetler için gerekli ihtiyaçları tespit eder, alım için idari ve teknik şartnamenin hazırlanmasını ve teminini sağlar.

Büro Personelinin (memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisi vd.) görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 14 - (1) Büro Personelinin (memur, sözleşmeli personel, işçi, belediye şirket işçisi vd.) görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;
Müdürlük emrinde görevli personeller kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve üst amirin mevzuat doğrultusunda verilen iş ve işlemleri gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmak, Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını hazırlamak ve takip etmekle görevli ve yükümlüdürler.

Vekâlet
MADDE 15 - (1) Müdürün izinli veya raporlu olduğu durumlarda işleyişin aksamaması için Başkanlık onayı ile uygun görülen personel Müdür Vekili olarak görevlendirilir.

Çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 16 - (1) Çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları gelişen mevzuat içerisinde müdürü tarafından belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Görev ve Hizmet İcrası

Görevin planlanması
MADDE 17 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünde yapılacak tüm işler ihtiyaç, talep ve öneriler dikkate alınarak Müdür tarafından veya görevlendireceği personeller tarafından planlanır ve uygulanması için yeterli personel görevlendirilerek sorumluları belirlenir. Verilen görevlerin zamanında, aksamadan ve etkin yapılması sağlanır.

Görevin yürütülmesi
MADDE 18 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri Kanun ve yönetmelikler ile güncel mevzuat doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

ALTINCI BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük ile bürolar arasında işbirliği
MADDE 19 - (1) Müdürlük emrinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.
(2) Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda gelen tüm belgeleri Standart Dosya Planı gereği konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre sunmak.
(3) Müdür tarafından, belgelerin gereği için ilgili personele havale etmek,
(4) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılması durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü fiziki veya elektronik ortamda bulunan dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
(5) Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon
MADDE 20 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
(2) Gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşları arasında yapılacak Müdürlük yazışmaları; Başkanlık Makamınca belirlenen imza yönergeleri kapsamında yürütülür.

YEDİNCİ BÖLÜM
Belgelerle İlgili İşlemler

Gelen/Giden belgelerle ilgili yapılacak işlem
MADDE 21 - (1) Müdürlüğe ait fiziki belgeler Müdür tarafından incelenir, personele havale işlemi yapılır, kayda alınır, zimmetle personele teslim edilir, personel belgenin gereğini zamanında ve eksiksiz yapmakla yükümlüdür.
(2) Elektronik ortamda kayda alınan belge Müdür tarafından incelenir, havale işlemi kontrol edilir, personele havale işlemi onaylanır, personel belgenin gereğini zamanında ve eksiksiz yapmakla yükümlüdür.
(3) Fiziki ortamda gönderilen belgeler kayıt defterine tarih ve sayılarına göre işlenir, ilgili Müdürlük personellerine zimmet karşılığı teslim edilir.
(4) Elektronik ortamda gönderilen belgelerin havalesi ve teslimi otomasyon ortamında yapılır.

Dosyalama
MADDE 22 - (1) Müdürlüklerde tarafından yapılan yazışmalar Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda muhafaza edilir.
(2) İşlemi biten fiziki belgeler birim arşivine, elektronik belgeler ise otomasyon programı üzerinde konularına göre eşleştirme yapılarak arşivlenmesi sağlanır.
(3) Müdürlük arşivinde bulunan fiziki belgelerin her yıl mevzuat hükümleri doğrultusunda kurum arşivine devri yapılır.
(4) Kurum arşivindeki belgelerin temin edilmesinden Müdürlük arşiv görevlisi sorumludur.
(5) Müdürlükte fiziki veya elektronik ortamda yapılan tüm yazışmalar Standart Dosya Planına gereği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde saklanır.

SEKİZİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
MADDE 23 - (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte 04.02.2016 tarihli ve 14 sayılı Meclis Kararı ile yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kalkar.

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 24 - (1) İş bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük
MADDE 25 - (1) Bu yönetmelik, Belediye meclisinin kabulü ve takiben 3011 sayılı Kanunun 2’nci maddesi kapsamında ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 26 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Kurum Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Genel İlkeler ve Sorumluluk

Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Çekmeköy Belediye Başkanlığının, kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri sonucunda oluşan fiziki ve dijital arşivlik belgelerin; düzenlenmesi, dijital ortama aktarılması, adlandırılması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini, herhangi bir sebepten dolayı kaybın engellenmesi,birimlerin yetki dahilinde hizmetlerden yararlanması ve değerlendirilmesi ile saklanmasına lüzum kalmayan belgelerin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı ve bağlı birimlerini kapsar.

Dayanak
MADDE 3 - (1) Bu Yönetmelik, 18 Ekim 2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 6 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv: Belediye ve bağlı birimlerce yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin barındırıldığı yerleri,
b) Arşiv belgesi: Belediyemiz birim arşivlerinin kapasite durumuna göre yıl içerisinde veya yıllara sari sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, mali vb. teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,
c) Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belgeyi,
ç) Ayıklama: Arşiv belgesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde hukuki değerini ve delil olma özelliğini kaybetmiş, gelecekte herhangi bir nedenle kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin birbirinden ayrımı ile ileride arşiv belgesi vasfını kazanacak olan arşivlik belgenin tespiti işlemini,
d) Başkanlık: Çekmeköy Belediye Başkanlığını,
e) Birim: Çekmeköy Belediye Başkanlığına bağlı müdürlükleri,
f) Belge: Belediyemiz ve bağlı birimlerinin iş ve işlemleri neticesinde oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi, yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik kaydı,
g) Belge hiyerarşisi: Belgenin ait olduğu kurum, birim, klasör, dosya ile belge bileşenlerinin genelden özele doğru bütününü,
ğ) Belge yöneticisi: Belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve transferi işlemlerini kurumu veya birimi adına yöneten kişiyi,
h) Belge yönetimi: Belgelerin üretiminden itibaren belirlenen ölçütler çerçevesinde değerlendirme, düzenleme, ayıklama ve hizmete sunma faaliyetlerinin tümünü,
ı) Değerlendirme: Belgelerin; idari, yasal, mali, tarihi ve oluşturma süreçlerindeki araştırma durumları dikkate alınarak kurum yetkilileri ile belge yöneticisi ve arşivciler tarafından karar verilmesi işlemini,
i) Dijitalleştirme: Kağıt ortamındaki belgelerin tarayıcı, kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılmasını,
j) Adlandırma: Tarayıcı ve kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılan belgelerin kolayca bulunmasını sağlamak için belgelerin isimlendirilmesini,
k) Dosya kodu: Belgenin hangi dosya ile ilişkili olduğunu veya işlemi biten belgenin hangi dosya/klasöre konulacağını gösteren alfabetik, sayısal, alfa-nümerik tanımlamayı,
l) Dosya planı: Belgelerin etkin bir şekilde kullanılabilmesi, yönetilebilmesi, depolanabilmesi ve erişimi için hazırlanan ve genellikle alfabetik, sayısal, alfa-nümerik ve benzeri simge türlerine göre adlandırılan sınıflamayı,
m) Dosyalama: Belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,
n) Elektronik belge yönetim sistemi: İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden, idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
o) İmha: İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi veya arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin yok edilmesi işlemini,
ö) Kurum arşivi: Belediyemiz birimlerinde yer alan belgelerin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivleri,
p) Birim arşivi: Belediyenin birimlerinde yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan, güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunan ve kullanılan belgelerin ilgili birimlerince belirli bir süre saklandığı arşivi,
r) Saklama planı: Belgelerin ne kadar süre ile saklanacaklarını ve bu süreler sonunda hangi işleme tâbi tutulacaklarını gösteren değerlendirmeleri,
s) Saklanmasına gerek görülmeyen belge: Cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, ileride kullanılmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi ile arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgeyi,
ş) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen sınıflama şemasını,
t) Tasnif: Arşivciliğin temel ilke ve teknikleri uygulanarak arşiv belgelerinin düzenlenmesi çalışmalarını,
u) Üstveri: Belgeyi tanımlayan veya herhangi bir özelliğini belirten unsurların her birini,
ü) Vaka dosyası: Her bir işlem için açılan, yürütülen iş ve faaliyet ile ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı,
v) Yükümlüler: Çekmeköy Belediye Başkanlığı ve bağlı birimleri, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Belgelerin Korunması, Belge Yöneticileri, Belgelerin Gizliliği ve Yararlanma ile Arşivlerin Oluşturulması

Belgelerin Korunması
MADDE 7 - (1) Yükümlüler;

a) Kurumun bulundurduğu her türlü belgenin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesinden,
b) Elektronik ortamda teşekkül eden ve/veya depolanan belgeler için her türlü afet, siber saldırı, yazılım/donanım kaynaklı veya olası diğer tehditlere/risklere karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve olası belge kayıplarının engellenmesi amacıyla felaket kurtarma planlaması yapılması ve yürütülmesi ile yedekleme ünitelerinin tesis edilmesi/ettirilmesinden, sorumludur.

Belge Yöneticileri ve Arşiv Personeli
MADDE 8 - (1) Yükümlüler, Belediyemizin belge yönetimi ve arşiv hizmetlerini yürütmekle sorumlu olacak “Kurum Belge Yöneticileri” ile her birim için “Birim Belge Yöneticilerini” belirler. İhtiyaç halinde alt birimler için de “Belge Yöneticisi” belirlenebilir.
(2) Belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin, bu Yönetmelik hükümleri ile arşivcilik metot ve tekniklerine uygun olarak yürütülebilmesi için yeterli nitelik ve sayıda personel görevlendirilir.
(3) Belge yönetimi ile arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde görev alacak personelde mesleki eğitim almış olanlara öncelik verilir.
(4) Yükümlüler, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinde görev alacak personelin mesleki bilgi ve becerilerinin geliştirilmesine yönelik tedbirler alır.
5) Kurum arşivinde elektronik ortamdaki belgelerin arşivlenmesi, korunması, gizliliği, yararlanma şekli, ayıklama, imha işlemleri ve her türlü bilgi ve belge yönetim ve yürütme işlemleri için gerektiğinde alanında uzman personel görevlendirilir/görevlendirilmesi istenebilir.

Belgelerin Gizliliği ve Gizliliğin Kaldırılması
MADDE 9 - (1) İşlem gördüğü dönemde gizlilik derecesi olan veya gizli kabul edilen ve halen bu özelliklerini koruyan belgeler gizlilikleri kaldırılmadıkça bu özelliğini muhafaza eder.
(2) Gizlilik dereceli arşiv belgesi, Belediyemizin kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv belgesinin gizliliğinin kaldırılmasına, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Başkanlık Makamının olur yazısı ile karar verilir. Gizliliği kaldırılan arşiv belgelerine gizliliği kaldırıldı” ibaresi düşülür.

Arşivlerden Yararlanma
MADDE 10 - (1) Birimler, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere kurum dışına çıkarılmamak kaydıyla arşivlerden birim müdürleri tarafından yetkilendirilen arşiv personeli aracılığıyla belge alabilir ve incelemelerin ardından alınan belgeler alındığı arşive iade edilir.
(2) Arşivlerden belge talebi, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-1) “Belge/Dosya İstek Formu” düzenlenmek suretiyle yapılır.
(3) Arşivlerden alınan belgelerin, incelenme ve kullanım süresi kurum arşiv sorumlusu tarafından belirlenir ve belirlenen sürenin yeterli olmadığı durumlarda süre uzatılabilir.
(4) Arşiv belgesi vasfını kazanmış belgelerin aslı arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez ancak belediye, kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler ilgili birim amirlerinin tayin edeceği yetkili personele belge sıra numarası verilerek teslim edilir ve yine teslim alırken sıra numaraları kontrol edilerek alınır ayrıca mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
(5) Elektronik ortamda teşekkül eden belgelerden erişim yetkisi çerçevesinde yararlanılır. Erişim yetkisi bulunmayan belgelerden yararlanma talepleri ise birim amirinin izni alınmak kaydıyla belge yöneticisi marifetiyle yapılır.
(6) Arşivlerden yararlanmaya yönelik her türlü kayıt düzenli bir şekilde tutulur.
(7) Araştırmaya açık arşiv belgelerinden personel/personeller ile gerçek veya tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv belgesinin örneklerinin verilmesi hususunda birimin bağlı olduğu belediye başkan yardımcısından olur alınarak işlemler yürütülür.

Arşivlerin Oluşturulması
MADDE 11 - (1)Yükümlüler; Belediyemiz “Kurum Arşivi” kurmakla yükümlüdür.
(2) Birimler, ihtiyaçlarına göre güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan belgelerin belirli bir süre muhafaza edileceği birim arşivlerini oluşturur.
(3) Arşiv mekânlarının oluşturulması ve düzenlenmesinde TS13212 numaralı “Arşiv Mekânlarının Düzenlenmesi” standardı dikkate alınır.
(4) Belgelerin, Belediyemiz kurum arşivi ve birim arşivlerinde bekletilme ve saklama süreleri, saklama planlarında belirtildiği şekilde uygulanır.
(5) Elektronik ortamda bulunan her türlü bilgi ve belge; erişim, saklama, tasfiye ve transfer edilebilecek şekilde elektronik arşivlerde tutulur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Dosyalama İşlemleri

Belgelere Dosya Kodu Verilmesi
MADDE 12 - (1) Dosya kodu, kurumsal dosya planına göre dosya planı kurallarına uygun olarak belirlenir.
(2) Belge, birden çok konuyu ihtiva etmesi durumunda yazının dosya kodu olarak ağırlıklı olan konuya ait dosya kodu tercih edilir. Bu gibi durumlarda yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilir.
(3) Gelen belgelerin ihtiva ettiği dosya kodları, hazırlanacak cevabi yazılarda ve belgenin dosyalanmasında doğrudan referans alınmaz.
(4) Dosya planlarında, ayrıca tanımlanmış olsa dahi bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılara, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla farklı bir dosya kodu verilemez.
(5) Elektronik belge yönetim sistemlerinde dosya kodu, zorunlu üst veri elemanı olarak bulundurulur.

Belgelerin Dosyalanması
MADDE 13 - (1) Konu dosya/klasörleri, her yıl kendi dosya kodlarını taşıyan belgelerin teşekkül etmesi halinde açılır ve yıl bitiminde kapatılır, işlemleri uzun yıllar sürecek vaka dosyalarının kapatılmasında ise işlemin tamamlandığı yıl esas alınır.
(2) Bir işlemle ilgili olarak oluşan tüm belgeler, işlemin başladığı belgeden sonuçlandığı belgeye kadar tarihsel bir düzen içinde ilgileri ve ekleri ile birlikte dosyalanır.
(3) Aynı dosya kodunu taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilir.
(4) Kendi özel koduyla açılan dosya/klasörlerde az sayıda belge birikmesi halinde, bu dosya/klasördeki belgeler, dosya kodunun bağlı olduğu üst dosya seviyelerinde veya “Genel” adlı dosya/klasörlerde birleştirilir, birleştirme yapılan dosya/klasörlerin dosya etiketleri, yapılan işlem dikkate alınarak yeniden düzenlenir.
(5) Her dosya/klasör içerisine, içeriği belirlemeye ve belgelere hızlı erişimi sağlamaya yönelik olarak bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-2) “Dosya/Klasör İçerik Listesi” hazırlanarak konulur.
(6) Dosya/klasör içerik listesinin hazırlanmasında, her bir işlem bütününün en son işlem gören belgesi dikkate alınır, listeleme işlemine, tarihsel sıralaması tamamlanmış dosya/klasörün en eski tarihli belgesinden başlanır.
(7) Elektronik belge yönetim sistemlerinde ise belgeler, tanımlandığı hiyerarşik yapı ve dosya kodlarına göre ait olduğu dosya/klasörlerde saklanır.
(8) Dosya kodları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir.
(9) Film, fotoğraf, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki belgelerin düzenlenmesi, farklı sistem ve işlemlere göre yapılabilir.

Dosya Etiketi
MADDE 14 - (1) Dosya/klasör üzerinde, bu Yönetmeliğin ekinde (EK-3) örnekleri yer alan “Dosya/Klasör Etiketi”nde, “Belediye adı/logosu”, “birim adı/kodu”, “dosya kodu”, “konu adı”, “yılı” ve varsa “özel bilgi/özel kod” gibi unsurlar bulunmalıdır. 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Belge Devir İşlemleri

Birimlerce Kurum Arşivine Devredilecek Belgelerin Hazırlanması
MADDE 15 - (1) Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosya/klasörler uygunluk kontrolünden geçirilir, uygunluk kontrolünde;
a) Dosya/klasör içerisinde bulunan belgelerin, dosyalama kurallarına uygun olarak dosyalanıp dosyalanmadığı,
b) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgenin, ekleri ile bir araya getirilip getirilmediği,
c) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgelerin, en son işlem görmüş belge tarihi dikkate alınarak küçük tarihten büyük tarihe doğru tarihsel sıralamasının yapılıp yapılmadığı,
ç) Dosya/klasör etiketlerinin düzenlenip düzenlenmediği,
d) Dosya/klasör içerik listelerinin hazırlanıp hazırlanmadığı, kontrol edilerek eksikleri varsa tamamlanır.
(2) İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan dosya/klasör etiketi üzerine en yüksek gizlilik dereceli belgenin ibaresi yazılır, gizlilik dereceli dosya/klasörler, arşivlerde tasnif ve yerleştirme sırasında normal belgeler gibi işleme tâbi tutulur.
(3) Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ve birim belge yöneticisi ile müştereken yapılır.
(4) Elektronik belge yönetim sistemlerinde oluşan belgelerin doğru dosya ile ilişkilendirilip ilişkilendirilmediği, belge yöneticisi tarafından kontrol edilir, hatalı verilen dosya kodlarının doğru dosya ile ilişkilendirilmesi sağlanır.

Birimlerce Oluşturulan Belgelerin Kurum Arşivine Devri
MADDE 16 - (1) İşlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş dosya/klasörler, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilir.
(2) Bir belgenin eki olmayan kitap, broşür, boş form, doküman ve benzeri materyal arşivlere devredilmez.
(3) Belgelerin devir işlemlerinde, birimlerle mutabakat sağlanarak belirli bir sıra uygulanır.
(4) Devir işlemlerinde dosya/klasör içerik listeleri referans alınır.

Kurum ve Birim Arşivlerinde Düzenleme
MADDE 17 - (1) Belgeler, arşivlerde işlem gördüğü tarihte meydana gelen yapısına uygun olarak asli düzeni bozulmadan muhafaza edilir.
(2) Arşivlerde birimlere, belge yoğunluğu ve saklama sürelerinin uzunluğu dikkate alınarak yer ayrılır.
(3) Dosya/klasörler, bir yerleşim planı dâhilinde raflara yerleştirilir ve yerleşim şeması çıkartılır.
(4) Dosya/klasörlerin yerleştirilmesinde raflarda soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru sıra uygulanır.
(5) Arşivde yerleştirme işlemi, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlanmak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.
(6) Yerleştirme işlemlerinde dosya kodları ve serileri dikkate alınarak, dosya/klasörler küçük numaradan büyük numaraya doğru yerleştirilir.
(7) Bu yerleştirme işlemi, yalnızca klasik tip belge için söz konusu olup film, fotoğraf, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki belgelerin türüne göre raf sistemleri kurularak yerleştirme işlemi yapılır.
(8) Elektronik belge yönetim sistemlerinde belgeler, belge hiyerarşisi ve dosya bütünlüğü dikkate alınarak uygun usullerle saklanır.

Kurum Arşivine Devredilecek Arşiv Belgelerinin Hazırlanması ve Teslimi
MADDE 18 - (1)Belediyeye bağlı birimlerin arşivlerinde bulunan arşiv belgelerinin kurum arşivine devri hususunda birim amirleri yetkilidir.
(2) Birim arşivlerinde yapılacak ayıklama işlemlerini müteakip, saklama planında arşiv belgesi olarak değerlendirilen belgeler kurum arşivine devredilmek üzere ayrılır.
(3) Ayıklama işlemleri neticesinde yapısal bütünlükleri bozulan dosya/klasörler, dosya kodları dikkate alınarak yeniden dosyalanır.
(4) Kurum Arşivine devredilecek arşiv belgeleri, 13’üncü maddede gösterilen biçimde uygunluk kontrolünden geçirilir.
(5) Kurum arşivine devredilmek üzere hazırlanan birim arşiv belgeleri, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-4) Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu’na kaydedilerek, devir tarihi ve şekli belirlenmek üzere birim amiri tarafından kurum arşivine devredilir.
(6) Devir işlemi kesinlik kazanan arşiv belgeleri, varsa özel tutulmuş kayıtları ve dijital görüntüleri ile birlikte en geç bir yıl içinde kurum arşivine devredilir.
(7) Arşiv belgeleri, mevcut düzeni doğrultusunda sıra numarası verilmiş özel kutulara konulmak suretiyle her türlü koruma ve güvenlik önlemleri dikkate alınarak birim arşiv sorumlusu koordinasyonunda kurum arşiv sorumlusuna teslim edilir.
(8) Elektronik ortamdaki arşiv belgelerinin belge hiyerarşisi ve üstverileri ile bağı korunur. Bu bağ oluşum aşamasında sağlanamamış ise sonradan kurulur. Konu dosyası olarak oluşturulanlar, konu kodları ve bu kodlar altında bulunan dosya serilerine göre, vaka dosyası olarak oluşturulanlar ise vaka dosya kodları ve klasör serilerine göre hazırlanarak kurum arşivine devredilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Ayıklama ve İmha İşlemleri

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha
MADDE 19 - (1) Belediyemiz birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz (Mevzuat gereği ayrıcalık sağlanan yükümlüler hariç), ayıklama ve imha işlemleri yalnızca kurum arşivinde yapılır.
(2) Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilir.
(3) Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai kararı ile yapılır ancak 23’üncü madde hükümleri saklıdır.
(4) e-Arşivlerde saklanan belgelerin tasfiye işlemleri, saklama planlarına bağlı olarak, bu Yönetmelik hükümleri kapsamında sistem üzerinden ilgili birim tarafından yapılır.

Ayıklama İşlemine Tâbi Tutulamayacak Belgeler
MADDE 20 - (1) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, mevzuat hükümleri ve saklama planlarına göre saklama süresini tamamlamayan, herhangi bir davaya konu olan belgeler, öngörülen saklama süresi tamamlanıncaya ve/veya dava sonuçlanıncaya kadar, ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulamaz.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Oluşturulması
MADDE 21 - (1)Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için; kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu kurum arşiv sorumlusu/şefi başkanlığında, belgeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek, bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi bir temsilci ve Belediyemiz Strateji Geliştirme Müdürlüğünce görevlendirilen iç tetkik personellerinden bir personel olmak üzere üç kişilik bir Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
MADDE 22 - (1) Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.
(2) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Tereddüt halinde söz konusu belgelerin saklanmasına karar verilmiş sayılır.
(3) İmhası reddedilen belgeler sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden değerlendirilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması
MADDE 23 - (1) İmha edilecek belgeler için bu Yönetmelik ekinde yer alan (EK-5) “İmha Listesi” hazırlanır, aynı tür ve vasıflara haiz belge için, örneklerini saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri düzenlenebilir.
(2) İmha listelerinin her sayfası, Ayıklama ve İmha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
(3) Hazırlanan imha listeleri;
a) Kurum arşivince, imha listeleri hazırlanan birimin bağlı olduğu başkan yardımcısının uygun görüşü alındıktan sonra, Başkanlık Makamınca yetkilendirilen belediye başkan yardımcısının onayını müteakip,
(4) Onay işlemlerinde belgelerin ne şekilde imha edileceği hususu belirtilir.
(5) Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen belgeler, imha işlemleri kesinlik kazanıncaya kadar düzenli bir şekilde muhafaza edilir.
(6) İmha işlemi, düzenlenecek tutanakla tespit edilir.
(7) Hazırlanan imha listeleri, tutanakları ve bunlarla ilgili her türlü belge on yıl süreyle muhafaza edilir.

İmha Şekilleri
MADDE 24 - (1) İmha edilecek belgeler, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde parçalanır ve geri dönüşümde kullanılmak üzere değerlendirilir.
(2) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş belgenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
(3) e-Arşivlerde tutulan belgelerin imhası, görülüp okunması ve kullanılması mümkün olmayacak şekilde sistemden çıkarılarak tasfiye edilir/ettirilir.

ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli, Geçici ve Son Hükümler

Belgelerin Dijitalleştirilmesi
MADDE 25 - (1) İşlem görmek üzere kağıt ortamında gelen belgeler, işlem ve dosya bütünlüklerinin korunması maksadıyla ekleri ile birlikte taranarak elektronik belge yönetim sistemine dahil edilir.
(2) Dijitalleştirilen belgeler elektronik ortamda adlandırılarak fiziki belgeler ile ilişkileri korunur.
(3) Yükümlüler, gerekli görüldüğü durumlarda ellerinde bulunan kağıt ortamındaki belgelerden arşiv belgesi niteliği taşıyanları, tek nüsha olma özelliğinden kurtarmak, arşiv belgesi dışında kalan ve sıklıkla kullanılan belgeleri ise yıpranmasını engellemek ve etkin bir biçimde kullanabilmek gayesiyle dijitalleştirebilirler.
(4) Sık kullanılmayan ve saklama planlarında öngörülen saklama süreleri sonunda saklanmasına gerek görülmeyip de imha edilecek belgeler, dijitalleştirme işlemine tâbi tutulmaz.
(5) Dijital görüntüler ile görüntülere ait üstverilerin ilişkisi korunur.
(6) Dijitalleştirme işlemleri, birimlerin önerileri doğrultusunda, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden sorumlu birimin bilgisi veya koordinesinde, kurumsal bütünlük içerisinde yapılır. Birimlerin bağımsız uygulamalarına izin verilmez.
(7) Yapılacak her türlü dijital görüntüleme işlemlerinde TS13298 numaralı “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” standardı dikkate alınır.

Dosya Planları ve Saklama Planları
MADDE 26 - (1) Yükümlüler; dosya planları ile saklama planlarını, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden sorumlu birimin koordinesinde hazırlamak ve uygulamaya koymakla yükümlüdürler.
(2) Dosya planları, kurumsal yapı ve kurumun fonksiyonları dikkate alınarak; saklama planları ise belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihsel açıdan değerlendirilmesi neticesinde hazırlanır.
(3) Dosyalama işlemlerinde “Standart Dosya Planı”nın uygulanması zorunlu olup, dosya planına konu edilmeyen film, fotoğraf, ses, görüntü ve sair belgeler için ayrıca saklama planı hazırlanır.

Denetim
MADDE 27 - (1) Başkanlık, yükümlülerin belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin yürürlükteki mevzuat ve düzenlemelere uygunluğu ile elektronik belge yönetim sistemlerinin belge yönetimi ve arşiv süreçlerine uygunluğunu denetler.
(2) Birimler tarafından oluşturulan belgelerin SDP kodlarına uygunluğu denetim esnasında iç tetkik sorumluları tarafından incelenir.

Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporları
MADDE 28 - (1) Belediyemiz birimleri, yıl içerisindeki belge yönetimi ve arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, Başkanlığın belirleyeceği form ve formatlara uygun olarak müteakip takvim yılının Ocak ayında Kurum Arşiv Biriminin bağlı olduğu müdürlüğe bildirirler.

Tereddütlerin Giderilmesi ve İş Birliği
MADDE 29 - (1) Birimler tarafından bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanması sırasında tereddüt oluşması halinde; tereddüt edilen konularda kurum arşivinin bağlı olduğu birimden görüş talep edilir.
(2) Çekmeköy Belediye Başkanlığı tarafından bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanması sırasında tereddüt oluşması halinde mevzuat doğrultusunda kurum görüşünü talep eder.

Kapatılan Birimlerin, Yetkisi Devredilen Birimlerin Belgeleri
MADDE 30 - (1) Bu Yönetmelik kapsamında olup faaliyeti sonlandırılarak belgeleri Kurum arşivine devredilmiş birimleri, ayıklama ve imha işlemlerine yönelik süreçleri Kurum Arşivince yerine getirilir.
(2) Bu Yönetmelik kapsamında olup birim değişikliği sebebiyle, faaliyetin farklı birimlerce yürütülmesi durumunda belgeler, faaliyetin yürütüleceği birime devredilir.
(3) Kapatılan, yetkisi devredilen yükümlülere ait belgelerin, bu Yönetmelikte belirlenen yükümlülükleri, kapatılan birimin/birimlerin yükümlüleri bağlı olduğu birimin mevcut yetkilisi veya görevlendirilen personel, devredilen yükümlülerde ise yetkiyi devralan birim yetkilisi veya görevlendirilen personel marifetiyle,
(4) Kurum arşiv yetkilileri başkanlığında oluşturacak bir komisyon marifetiyle devir işlemleri yerine getirilir.

Müsadere Olunan Belge
MADDE 31 - (1) Bu Yönetmelik kapsamına giren ve ilgili kanunlara göre suçta kullanıldığı anlaşılarak müsaderesine dair kararı kesinleşen her türlü belge, hükmün kesinleşmesini takip eden altı ay içinde Belediyeye teslim edilir.

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler
MADDE 32 - (1) Belediye Meclisinin 04.08.2010 tarihli ve 49 sayılı Kararı ile yürürlüğe giren Çekmeköy Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönerge
MADDE 33 - (1) Birimler ürettiği belgenin özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Başkanlık Makamının uygun görüşü alınarak, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren 6 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar ve bir önceki yürürlükten kaldırılan yönetmeliğe dayanılarak hazırlanan yönetmelik ve yönergelerini yürürlükten kaldırırlar.

Yürürlük
MADDE 34 - (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 35 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Çekmeköy Belediye Başkanı yürütür.

Belediye Meclisi Yönünden

• Müdürlüklerden gelen ve Müdürlüğümüzce hazırlanan tekliflerin Gündem/Ek Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması.
• Belediye Başkanınca belirlenen gündemin meclis üyelerine üç gün önceden ulaştırılmasının sağlanması.
• Meclis toplantı tutanağının hazırlanması, toplantının sesli ve görüntülü kaydının alınması/aldırılması ve arşivlenmesi.
• Belediye Meclisince ihtisas komisyonlarına havale edilen tekliflerin takibini yapmak ve akabinde Müdürlüğümüze gelen komisyon raporlarının Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması. 
• Alınan kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi.
• Alınan kararların ilgili kurumlara gönderilmek üzere müdürlüğüne gönderilmesi.
• Alınan kararların birer nüshasının Kaymakamlık Makamına gönderilmesi.
• Alınan kararların uygun araçlarla duyurulması.
• Meclis ve ihtisas komisyon üyelerinin huzur haklarının hazırlanması. 

Belediye Encümeni Yönünden

• Müdürlüklerden gelen ve Müdürlüğümüzce hazırlanan tekliflerin Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması.
• Gündem haline gelen tekliflerin karara bağlanması için Encümene sunulması.
• Encümende karara bağlanan tekliflerin, kararlarının hazırlanması.
• Kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi. 
• Üyelerinin huzur haklarının hazırlanması. 

Genel Evrak Yönünden

• Belediyemize kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerden gelen evrak vb. bildirimlerin amir veya görevli personelden havalesi alındıktan sonra elektronik ortamda kaydının yapılması ve ilgili müdürlüğe zimmet veya elektronik ortamda tesliminin yapılması.
• Cevabi yazılarda evrak çıkışlarının usulüne göre yapılması.
• Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere gönderilecek evrakların uygun araçlarla (kurye, e-posta, posta vb.) tesliminin sağlanması.

Evlendirme İşlemleri Yönünden

• Evlendirme iş ve işlemleri 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu ile Evlendirme Yönetmeliği gereğince yapılmaktadır.
• Evlenmek üzere başvuran çiftlerin başvurularının kabul edilmesi, nikah akdi için gün verilmesi.
• Kendi soyadını kullanmak isteyen bayanların dilekçeyle taleplerinin alınması.
• Nikah akit işlemlerini başka bir kurumda yaptırmak isteyen vatandaşlara evlenme izin belgesinin düzenlenmesi.
• Nikah akdi yapılan çiftlere uluslararası aile cüzdanı düzenlenmesi, evlenme kütüğüne işlenmesi.
• Gerçekleştirilen nikahların Mernislerinin düzenlenerek İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi.
• Talepleri doğrultusunda dış nikahlar için evlendirme memuru görevlendirilmesi.

İdari İşler Yönünden

• Müdürlüğümüzün evrak iş ve işlemlerinin takip ve sonuçlandırılmasının sağlanması,
• Müdürlük personelinin özlük iş ve işlemlerinin takibinin yapılması.

Kurum Arşivi Yönünden

• Kurum Arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi için üniversitelerin ilgili bölümlerinde eğitim görmüş veya bu konuda yeterli bilgiye haiz personeller görevlendirilir.
• Kurum tarafından hazırlanan Standart Dosya ve Saklama Planı doğrultusunda, birim arşivlerinden kurum arşivine devri yapılan arşivlik malzeme niteliği taşıyan materyallerin, Çekmeköy Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümleri gereğince teslim alınması, saklanması, kullandırılması ve imha süreçlerinin takip edilmesi, 
• Birim arşivinden gelen veya kurum arşivinde halen mevcut olan dosyaları standart dosya ve saklama planı doğrultusunda gerekli işlemleri yaparak ilgili bölümlere kaldırır.

Yazı İşleri Müdürlüğü İşlemlerinde Kişisel Verilerin İşlenmesine Yönelik
Aydınlatma Metni

            Değerli vatandaşlarımız, Çekmeköy Belediyesi olarak kamusal hizmetlerimizi ve yükümlülüklerimizi yerine getirmek, vatandaşlarımıza hizmet vermek, bilgilendirmek, sosyal ve kültürel etkinlikler düzenlemek gibi süreçlerimizde sizlere ait kişisel verileri işleyebilmekteyiz. Kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu olarak Çekmeköy Belediyesi tarafından işlenmektedir. Kişisel verilerinizi genel ilkelere uygun olarak işlediğimizi ve kişisel verilerin güvenliğini sağlamak üzere gerekli tedbirleri aldığımızı belirtmek isteriz. İşbu aydınlatma metni Yazı İşleri Müdürlüğü faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel verilerinize ilişkin sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

Ne Tür Veriler Topluyoruz?

Yazı İşleri Müdürlüğü’nün süreçlerinde işlediğimiz kişisel veriler şunlardır;

o   Kimlik bilgileriniz (Ad, soyad, imza, doğum tarihi, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, kimlik bilgileri),

o   İletişim bilgileriniz (Telefon numarası, elektronik posta adresi, adres),

o   Hukuki işlem bilgileriniz (Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler),

o   Mesleki deneyim bilgilerinizi (Mesleki yeterlilik belgesi, oda kayıt belgesi, ticaret sicil kaydı, vergi levhası),

o   Finansal bilgilerinizi (Teminat mektubu, SGK/vergi borcu bilgisi, hesap numarası, banka bilgileri)

o   Diğer (Dilekçe detayı, şikayet-talep-başvuru detayı, meclis kararına/encümen kararına konu bilgiler, sözleşmeler, vekaletname, yetki belgesi)

Bu Verileri Nereden Alıyoruz?

İşlemiş olduğumuz verileri;

o   Kurumumuza iletmiş olduğunuz veya yetkilendirdiğiniz kişilerce iletilen dokümanlar ve sözlü bildirimleriniz aracılığıyla otomatik olmayan yollarla,

o   Çeşitli dilekçe, sözleşme, form, tutanak aracılığı ile otomatik olmayan yollarla,

o   İlgili kamu kurum ve kuruluşlarından otomatik olmayan ve kısmen otomatik yollarla,

o   Elektronik posta, telefon gibi araçlarla kısmen otomatik yollarla,

o   İnternet adresimiz, sosyal medya hesaplarımız, çağrı merkezimiz, Seri Nokta merkezlerimiz ve bu alanlarda yer alan formlar aracılığıyla otomatik yollarla, elde etmekteyiz. İlgili kişilerin, yakınlarına ve/veya üçüncü kişilere ait kişisel verileri paylaşmaları durumunda bu kişileri bilgilendirdiği ve gerekli hallerde açık rızalarını aldığı kabul edilir.

Bu Verileri İşlemekteki Amaçlarımız Neler ve Hangi Hukuki Şarta Dayanıyoruz?

Kanun kapsamında öngörülen veri işleme şartları şunlardır;

o    Açık rızanın varlığı (“m.5/1”, “m.6”)

o    Kanunlarda açıkça öngörülmesi (“m.5/2-a”),

o    Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (“m.5/2-b”)

o    Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (“m.5/2-c”),

o    Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (“m.5/2-ç”),

o     İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması (“m.5/2-d”),

o    Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (“m.5/2-e”),

o    İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (“m.5/2-f”).

Elde ettiğimiz bu verileri şu amaçlarımızı gerçekleştirmek için sizlerden talep etmekteyiz:

o   Kimlik bilgilerinizi,

o   Kimliğinizi tespit etmek, kurumsal evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek, kurumsal yazışma süreçlerini yürütmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Müdürlüğümüze ait yönetmelikler, faaliyet kapsamımız, ilgili mevzuat kapsamında yer alan iş ve işlemler ile yetkili kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon halinde çalışma iş ve işlemlerimizin yürütülmesi, yerine getirilmesi amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Müdürlüğümüz yetki alanı dahilinde gerçekleştirilen başvurularda talep doğrultusunda işlemleri yürütmek, ilgili kişiye talebi ve/veya talep sonucu hakkında bilgi vermek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ön görüşme, ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   İletişim bilgilerinizi,

o   Kimliğinizi tespit etmek, kurumsal evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek, kurumsal yazışma süreçlerini yürütmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Müdürlüğümüze ait yönetmelikler, faaliyet kapsamımız, ilgili mevzuat kapsamında yer alan iş ve işlemler ile yetkili kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon halinde çalışma iş ve işlemlerimizin yürütülmesi, yerine getirilmesi amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Müdürlüğümüz yetki alanı dahilinde gerçekleştirilen başvurularda talep doğrultusunda işlemleri yürütmek, ilgili kişiye talebi ve/veya talep sonucu hakkında bilgi vermek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ön görüşme, ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   Hukuki işlem bilgilerinizi,

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   Mesleki deneyim bilgileriniz,

o   Evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   Finansal bilgilerinizi,

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

o   Diğer bilgilerinizi,

o   Kurumsal evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek, kurumsal yazışma süreçlerini yürütmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Müdürlüğümüze ait yönetmelikler, faaliyet kapsamımız, ilgili mevzuat kapsamında yer alan iş ve işlemler ile yetkili kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon halinde çalışma iş ve işlemlerimizin yürütülmesi, yerine getirilmesi amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Müdürlüğümüz yetki alanı dahilinde gerçekleştirilen başvurularda talep doğrultusunda işlemleri yürütmek, ilgili kişiye talebi ve/veya talep sonucu hakkında bilgi vermek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

o   Tedarikçilerimiz ile ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

işlemekteyiz. Bu verileri işlerken dayandığımız veri işleme şartları parantez içerisinde belirtilmiştir.

Verileri Kimlerle Paylaşıyoruz?

İşlemiş olduğumuz kişisel verileri

o   İlgili yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bildirim gerçekleştirilmesi amacıyla görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,

o   Yasal süreçlerin takip edilmesi ve/veya yürütülmesi amacıyla hizmet alınan tedarikçilerimize, yetkili kurum ve kuruluşlara,

o   İş süreçlerinin yürütülmesi, takibi, denetimi, iş süreçlerinin yürütülmesi kapsamında bilgi almak, bildirimde bulunmak amaçlarıyla hizmet alınan tedarikçilerimize, yetkili kurum ve kuruluşlara,

o   İlgili kişi talebine ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi, işlemlerin gerçekleştirilmesi amacıyla yetkili kurum ve kuruluşlara

aktarabilmekteyiz. Belirtilen üçüncü kişiler dışında kişisel verilerini ilgisiz ve yetkisiz üçüncü kişilerle paylaşmamaktayız.

Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Edilmesi

Kişisel verileriniz işlenmesi amacı doğrultusunda, işleme amacıyla bağlantılı ve ölçülü bir şekilde genel ilkelere uygun olarak işlenmekte ve saklanmaktadır. Kişisel verilerin güvenliği için Kanun kapsamında öngörülen her türlü teknik ve idari tedbir almaktayız. Kişisel verilerinizi işleme amacı ve sebebi, ilgili mevzuatın gerektirdiği süre ve hukuki yükümlülüklerimiz gibi unsurları gözeterek saklamaktayız.

Kanun Kapsamındaki Haklarınız Nelerdir

İlgili kişiler, kurumumuza başvuruda bulunarak;

o   Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

o   Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

o   Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

o   Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

o   Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

o   Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

o   İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

o   Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir. Haklarınıza ilişkin taleplerinizi https://www.cekmekoy.bel.tr/sayfa/kvkk-basvuru-formu adresinde yer alan formu kullanarak iletebilirsiniz. Talepleriz en kısa sürede ve nihayetinde en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak değerlendirilip karara bağlanacaktır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.

İnternet Sitesi            : https://www.cekmekoy.bel.tr/

Telefon Numarası     : 0 216 600 06 00

E-Posta Adresi          : info@cekmekoy.bel.tr

Adres                         : Merkez Mahallesi Piri Reis Caddesi No:5 Çekmeköy/İstanbul