Çekmeköy Belediyesi Seri Nokta
İkram YILMAZ/Yazı İşleri Müdürlüğü
İkram YILMAZ/Yazı İşleri Müdürlüğü

İkram YILMAZ

Yazı İşleri Müdürlüğü

Yazı İşleri Müdürlüğü

Dökümanlar
  • Müdürlük Görevleri

    a) Genel Evrak - Belediye Yazışma
    b) Evlendirme İşlemleri
    c) Meclis İşlemleri
    ç) Encümen İşlemleri
    d) Meclis ve Encümen Üyeleri Özlük ve Huzur Hakları İşlemleri
    e) Kurum Arşivi
    f) Üyesi Olunan Birliklerle İlgili Olarak İş ve İşlemler
    g) Belediye Meclis Üyelerinin Yurtiçi Toplantı Ve Değerlendirme Faaliyetlerinin Planlanması ve Yürütülmesi

    Dökümanlar
  • Organizasyon Şeması

    Organizasyon şeması yukarıdaki gibidir. Büyütmek için üzerine tıklayın.

    Dökümanlar
  • Müdürlük Yönetmeliği

    BİRİNCİ BÖLÜM
    Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Teşkilat Yapısı, Bağlılık

     

    Amaç

     

    MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazı işleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

     

    Kapsam

     

    MADDE 2 - (1)Bu Yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile Yazı İşleri Müdürlüğünde görev yapan personelin çalışma usul ve esasları, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

    Dayanak

    MADDE 3 - (1) Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

     

    Tanımlar

     

    MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen:

    1. Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün bağlı olduğu başkan yardımcısını,
    2. Başkanlık: Çekmeköy Belediye Başkanlığını,
    3. Belediye Başkanı: Çekmeköy Belediye Başkanını,
    4. Belediye: Çekmeköy Belediyesini,
    5. Birim: Yazı İşleri Müdürlüğünün hizmetlerinin yürütüldüğü birimleri.
    6. Büro: Yazı İşleri Müdürlüğünde birimlerin bağlı olduğu büroları.
    7. EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
    8. Encümen: Çekmeköy Belediye Encümenini,
    9. KYS: Kalite Yönetim Sistemi.
    10. Koordinatör: Bir veya birden fazla büronun/şefliğin iş ve işlemlerinin yapılmasından sorumlu personeli.
    11. Meclis: Çekmeköy Belediye Meclisini,
    12. Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,
    13. Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü
    14. Personel: Yazı İşleri Müdürlüğü bürolarının/birimlerinin iş ve işlemlerinin yürütülmesineden sorumlu personeli.
    15. SDP: Standart Dosya Planını,
    16. Sorumlu: Bürolardaki iş ve işlemlerin yapılmasından sorumlu personeli.
    17. Şef: Bir veya birden fazla büronun iş ve işlemlerinin yapılmasından sorumlu personeli.
    18. Yönetmelik: Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

    İKİNCİ BÖLÜM
    Teşkilat Yapısı, Bağlılık

    Personel ve teşkilat yapısı

    MADDE 5 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

    1. Müdür
    2. Koordinatör
    3. Şef
    4. Büro Sorumlusu
    5. Memurlar
    6. İşçiler
    7. Sözleşmeli Memurlar
    8. Hizmetli Personel
    9. Diğer Personel

    (2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

    1. İdari İşler Bürosu,
    2. Kararlar Bürosu,
    3. Kurum Arşiv Bürosu,
    4. Nikah Bürosu.

    (3) Müdürlük içi ve diğer müdürlüklerle koordinasyon yapısı aşağıdaki gibidir.

    1. Birim Halkla İlişkiler Sorumlusu,
    2. Birim KYS Sorumlusu,
    3. Birim Mutemedi,
    4. Birim Taşınır Sorumlusu,
    5. EBYS Sorumlusu,
    6. Gerçekleştirme Görevlisi,
    7. İş Sağlığı ve Güvenliği Sorumlusu,
    8. Stratejik Plan ve Süreç Sorumlusu.

    (4) Görevlendirme Durumu

    1. Müdür
    2. Koordinatör
    3. Şef
    4. Sorumlu
    5. Memur
    6. Büro Personeli
    7. Diğer (Yardımcı) Personel
    8. Evrak-Kayıt Personeli
    9. Dış Kurye (Posta)
    10. İç Kurye

    (5) Yazı işleri Müdürlüğünde görev yapan personellerin (sorumlu, memur, büro personeli, yardımcı personel,vd.) belirlenmiş/belirlenecek görev ve sorumluluk alanları organizasyon şemasında gösterilir.

    (6) Organizasyon şemasında belirlenen/belirlenecek görev alanlarının tanımları güncel mevzuat esas alınarak birim Müdürü tarafından yapılır.

    (7) Müdürlüğün bürolarında/birimlerinde görevli kamu personellerinin (memur, sözleşmeli memur ve işçi) iş ve işlemlerinin yürütülmesinde aksaklığa sebebiyet verilmemesi için gerektiğinde bürolara/birimlere eğitimi, deneyimi, öğrenimi, beceri ve kabiliyeti gibi özellikleri esas alınarak hizmet alımı personeller, kamu personellerine yardımcı personel olarak görevlendirilebilir.

    (8) Görevlendirilen personellere (kamu ve hizmetli personeller) görev tanımları tebliğ edilir. Tebliğ edilen görev tanımlarının bir nüshası personelin Müdürlüğündeki özlük dosyasında muhafaza edilir. Bu personel yaptığı iş ve işlemlerden kaynaklanan aksama ve olumsuzluklardan dolayı ilgili yasalar önünde sorumludur.

     

    Bağlılık

     

    MADDE 6 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

    ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
    Görev Yetki ve Sorumluluklar

    Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

    MADDE 7 - (1) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.

    1. Kurumun/Müdürlüğün fiziki veya elektronik ortamda evrak akışının (gelen/giden) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasını sağlamak.
    2. Evrakları “Standart Dosya Planı” kapsamında düzenlemek, dosyalalamak, Saklama Planına göre arşivlenmek ve bu belgelere/dosyalara kolay ve hızlı bir şekilde erişilmesini sağlamak.
    3. Kurumda Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) kurulması, kullanılması ve yerleşmesi işlemlerini yürütmek.
    4. Belediyeye gelen/giden evrak ve elektronik belgeleri, postaları zimmetle ve elektronik ortamda teslim almak/etmek.
    5. Kurum arşiv işlemlerini yürütmek.
    6. 5393 Sayılı Kanuna göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
    7. Üyelerin talep etmesi halinde Belediye Meclis Kararı ile, meclis çalışmalarının sesli ve görüntülü kayıtlarını üyelere vermek.
    8. Belediye Meclis Üyelerinin bilgilendirilmesi amacıyla il dışı toplantı ve değerlendirme programlarını organize etmek.
    9. 5393 sayılı Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
    10. 4721 sayılı Türk Medeni Kanununa göre nikah iş ve işlemlerini yürütmek.
    11. Müdürlüğün 5018 Sayılı Mali Kontrol Kanununa göre tüm taşınır işlemlerini yürütmek.
    12. Kamu İhale Kanununa (4734) göre mal ve hizmet alımını yapmak.
    13. 5018 Sayılı Mali Kontrol Kanuna göre Kurumun stratejik planı doğrultusunda, Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak.
    14. Çekmeköy Belediyesinin üyesi olduğu Birliklerle ilgili iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.
    15. Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı/uygulayacağı tüm politikalara uygun olarak iş ve işlemleri yürütmek.
    16. Bilgi edinme kapsamında Müdürlüğe gelen evrakların süresi içerisinde cevaplanmasını sağlamak.
    17. Başkanlıkça verilen diğer görevleri mevzuat çerçevesinde gereken özen ve çabuklukla yapmak.

    İdari işler Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

    MADDE 8 - (1) İdari İşler Biriminin görev, yetki ve sorumluluğu şunlardır.

    1. Kuruma/Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda genel evrak akışının (gelen/giden) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
    2. Kurumu/Müdürlüğü ilgilendiren bir fiziki evrak ise zimmetle teslim almak, elektronik ortama aktarmak, konusuna göre Standart Dosya Planına göre fiziki veya elektronik ortamda sayı verilerek uygun şekilde kaydetmek, Başkanlık Makamınca havale yetkisi verilen personelden havalesi alındıktan sonra evrakın havale kısmını incelemek, mevzuat gereği konularını (bilgi, gereği için, süreli, acele, gizli vb.) belirtmek; bilgi, belge ve görüş talep edilen yazılarda mevzuatta belirtilen süreler esas alınarak Müdürlüğe veya ilgili Müdürlüğe evrakın fiziki veya elektronik ortamda gönderilmesi işlemlerini yapmak.
    3. Müdürlüğün idari yazışmalarını yapmak.
    4. Üyesi olunan birliklerle ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
    5. Müdürlüğü ilgilendiren BİMER, Bilgi Edinme, Serinokta vb. yazıların cevaplanmasını sağlamak.
    6. Personelin özlük işlemlerini takip etmek.

     

    Kararlar Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu

     

    MADDE 9 - (1) Meclis Biriminin görev, yetki ve sorumluluğu;

    1. Müdürlüğün Meclisle ilgili tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) hazırlamak.
    2. Müdürlüklerin, Belediye Meclisine gelen tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) almak.
    3. 5393 sayılı Kanun ile Belediye Meclis Çalışma Yönetmeliğine göre Meclis çalışmalarını yürütmek.
    4. Meclis çalışmalarının sekreteryalığını yapmak.
    5. Meclis üyeleri, komisyon üyeleri ve denetim komisyonu üyelerinin özlük ve huzur haklarının takibini yapmak.
    6. Meclis Üyelerinin il dışı programlarını organize etmek.
    7. Belediye Meclis Toplantılarının sesli ve görüntülü kayıt işlemlerini takip etmek ve arşivleme işlemlerini yapmak
    8. Belediye Meclis Kararlarının sesli ve görüntülü kayıtlarını isteyen üyelere mevzuat içerisinde cevap vermek.
    9. Belediye Meclis Üyelerince verilen soru önergelerinin koordinasyonunu yapmak ve cevaplandırmak.
    10. Kesinleşen Meclis Kararlarının uygun araçlarla duyurulmasını sağlamak.
    11. Mevzuat ile verilen diğer görevleri yapmak.

    (2) Encümen Biriminin görev, yetki ve sorumluluğu

    1. Müdürlüğün Encümenle ilgili tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) hazırlamak.
    2. Müdürlüklerin, Encümene gelen tekliflerini (fiziki veya elektronik ortamda) kayda almak.
    3. Teklifleri gündem haline dönüştürmek.
    4. Başkanlık Makamınca belirlenen gündemi dosyalarıyla birlikte encümene sunmak.
    5. Belediye Encümeninin toplantı günlerini takip ve koordine etmek.
    6. Encümen çalışmalarının sekreteryalığını yapmak.
    7. Encümen üyelerinin huzur haklarının takibini yapmak.
    8. Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

    Nikah Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu

    MADDE 10 – (1) Nikah Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu;

    1. Usulüne uygun gelen başvuruları mevzuat dahilinde kabul etmek.
    2. 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliğine göre nikah iş ve işlemlerini yürütmek.
    3. Belediye Başkanı tarafından yetkilendirilen personelce nikah akdini gerçekleştirmek.
    4. Belediye Meclisince belirlenen nikah ücretlerini tahakkuka bağlamak.
    5. Evlenme kütüğüne ve MERNİS tutanaklarına kayıtları geçmek.
    6. Cüzdanları hazırlamak ve kayıtları nüfus müdürlüğüne (fiziki veya elektronik ortamda) bildirmek.
    7. Nikah Bürosunun tüm yazışmalarını (fiziki veya elektronik ortamda) yapmak.
    8. Uluslararası Aile Cüzdanını ilgili kurumdan temin etmek.
    9. Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

    Kurum Arşiv Bürosunun görev, yetki ve sorumluluğu

    MADDE 11 - (1) Kurum Arşiv Bürosu görev, yetki ve sorumluluğu;

    1. Birim arşivlerinin düzenlenmesine danışmanlık hizmeti vermek ve gerektiğinde yardımcı olmak.
    2. Müdürlükler tarafından Kurum Arşiv Bürosuna teslim edilen fiziki veya elektronik ortama aktarılan belgeleri/dosyaları usulüne uygun olarak düzenlemek, saklama koşullarına göre muhafaza etmek ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlamak.
    3. Belgelerin/dosyaların, müdürlüğün ilgili personeli tarafından istenmesi halinde fiziki veya elektronik ortamda zimmet karşılığı teslim edilip/alınmasını sağlamak.
    4. Gerçek ve tüzel kişiler ile kurumlara ekspertiz hizmeti sunmak.
    5. Sunulan hizmetler için Belediye Meclisince belirlenen ücretleri tahakkuka bağlamak.
    6. Saklama süresi dolan evrakların komisyon kurularak imha işlemlerini yapmak.
    7. Arşiv konusunda oluşturulan standartları ve mevzuatı takip etmek.
    8. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmesi gereken dosyaların devir işlemlerini gerçekleştirmek.
    9. Kurum arşivi ve birim arşivi ile ilgili hüküm bulunmayan hallerde Çekmeköy Belediye Başkanlığınca hazırlanacak Yönerge, Tebliğ vb. mevzuatları uygulamak.
    10. Mevzuatın verdiği diğer görevleri yerine getirmek.

    Müdürlük içi ve diğer müdürlüklerle koordinasyon yapısı

    MADDE 12 - (1) Birim Halkla İlişkiler Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:

    1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
    2. Vatandaşlar/kurumlar tarafından iş ve işlemleri hakkında bilgi istenmesi halinde, bürolardan bilgi alarak vatandaş/kurumları bilgilendirir.
    3. Birim faaliyetlerinin duyurulması amacıyla, basın yayın ve halkla ilişkiler faaliyetlerini yürüten birimle koordineli çalışır.
    4. Halkla ilişkiler koordinasyon toplantılarına katılarak alınan kararları birim amirine sunar ve uygun görüş alınarak uygular.
    5. Kurumun tanıtılması amacıyla Müdürlükten istenen bilgi ve belgeleri birim sorumluları ile hazırlar ve ilgili birime teslim eder.
    6. Kurumun halkla ilişkiler faaliyetlerine, bulunduğu konum itibarıyla gerekli desteği verir.
    7. İşçi veya hizmet alımı personel görevlendirilmesi halinde yaptığı işten ilgili mevzuat kapsamında sorumludur.
    8. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
    9. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

    (2) Birim KYS Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

    1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
    2. KYS kapsamında birim içinde süreçler, görev tanımları, talimatlar, formlar, iş akış şemalarını hazırlar ve günceller.
    3. KYS kapsamındaki dokümanların birim içinde kullanılmasını sağlar.
    4. Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi yönünden değerlendirerek, birimin kaynaklarını, kurum tarafından belirlenen politika ve hazırlanan planlar doğrultusunda verimli uygulanmasını sağlar.
    5. Müdürlüğün mevcut durumunun izlenerek güçlü ve zayıf yönlerinin belirlenmesi, zayıf yönlerinin tespit edilmesi halinde gerekli tedbirlerin alınması için yöneticilerin bilgilendirilmesini sağlar.
    6. Bütün çalışanların iş ve görev tanımına uygun olarak çalıştırılması, birim içi koordinasyonun sağlanması ve sürekli gelişmeye dayalı bir ortamın oluşturulmasını sağlar.
    7. Yapılan KYS çalışmaları hakkında birim çalışanlarını bilgilendirir.
    8. KYS evraklarını, tarihine ve standart dosya planına göre usulüne uygun olarak düzenler, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
    9. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
    10. Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı/uygulayacağı tüm kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği, vatandaş memnuniyeti ve diğer iyileştirme çalışmalarına yönelik yönetim sistemleri, standartlar ve kabullerin getirdiği/getireceği politikaların incelenmesi ve uygulanması işlemlerini yürütür.
    11. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

    (3) Birim Mutemedinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

    1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
    2. Müdürlük adına verilen avanstan yapılan harcamaları belgeye bağlar, mahsubuna ilişkin belgeleri muhasebe yetkilisine verir ve artan tutarı iade eder.
    3. Ön ödemelerden harcanan tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde üç ay içinde muhasebe yetkilisine verir ve artan tutarı iade eder.
    4. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporlar hazırlar.
    5. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

    (4) Taşınır sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

    1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
    2. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, memur veya kamu personeli arasından görevlendirilir.
    3. Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları, cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim alır, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza eder.
    4. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutar, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenler ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine gönderir.
    5. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol eder, teslim alır, bunları kesin kabulü yapılmadan kullanıma vermez.
    6. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim eder.
    7. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirlerin alınmasını sağlar.
    8. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirir.
    9. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapar, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirir.
    10. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol eder, sayımlarını yapar.
    11. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olur.
    12. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlar ve harcama yetkilisine sunar.
    13. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur.
    14. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar.
    15. Tüm işleri birim amirlerinin bilgi ve gözetiminde doğru ve zamanında yapar.
    16. Taşınır işlemleri yoğun ise harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevlendirilir.
    17. Evrakların, tarihine ve standart dosya planına göre usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
    18. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
    19. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir. 0

    (5) EBYS Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

    1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
    2. Müdürlükte çalışan ve kendine bağlı/yardımcı olan memur, işçi, yardımcı hizmetler personeli ve stajyerlerin tüm iş ve işlemlerini zamanında, verimli yapılmasını ve mesai durumlarını denetler ve Müdüre bilgi verir.
    3. zinli veya raporlu olan diğer sorumluların yerine görevlendirilmesi halinde diğer birim sorumlularının işlerini yürütür.
    4. Kurumda Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) kurulması, kullanılması ve yerleşmesi işlemlerinin yürütülmesini sağlar.
    5. EBYS ve Standart Dosya Planı kapsamında evrakların usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
    6. Görev alanıyla ilgili toplantıların koordinasyonu ve toplantı tutanaklarının hazırlanması işlerini yapar.
    7. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge ve raporları hazırlar.
    8. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

    (6) Gerçekleştirme görevlisinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

    1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
    2. Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütür.
    3. Ödeme Emri Belgesini düzenler.
    4. Ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yapılmasını, bu kontrol sonucunda, Ödeme Emri Belgesi üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülmesini sağlar.
    5. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Kurumun Stratejik Planı doğrultusunda, Müdürlüğün bütçesinin hazırlanmasına yardımcı olur.
    6. Evrakların, tarihine ve standart dosya planına göre usulüne uygun olarak düzenlenmesi, dosyalanması ve bu belgelere kolay erişilmesini sağlar.
    7. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
    8. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

    (7) İş Sağlığı ve Güvenliği Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

    1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
    2. Kurum içinde iş sağlığı ve güvenliği konusunda verilen eğitimlere katılarak, alınan eğitim konusu hakkında ilgili personellere bilgi verir.
    3. İş sağlığı ve güvenliği konusunda ilgili personellerin mevzuatta belirtilen kurallara uygun çalışmasını sağlar.
    4. Kurumun iş sağlığı ve güvenliği konusunda ilgili personellere duyurulması ve yapılmasını istediği iş ve işlemleri takip eder, sonuçlandırır ve gerektiğinde ilgili birime bilgi verir.
    5. Müdürlük içinde, birimlerde iş sağlığı ve güvenliği konusunda gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.
    6. İş sağlığı ve güvenliği konusunda tespit etmiş olduğu eksiklikleri rapor halinde birim Müdürüne sunar.
    7. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporlama istenmesi halinde hazırlar.
    8. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.

    (8) Stratejik Plan ve Süreç Sorumlusunun görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır;

    1. Müdüre bağlı olarak çalışır.
    2. Kurum içinde konu hakkında düzenlenen eğitimlere katılarak, Müdürlüğün alınan kararlara uygun çalışmasını sağlar.
    3. Müdürlükçe belirlenen hedeflerin takip edilmesini sağlar.
    4. Müdürlüğün, Kurumun Stratejik Planında belirlenen hedeflerinin takip eder, karşılaştırır, gerekli analizleri yapar ve sonuçlarını birim amirine sunar.
    5. Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu, İç Kontrol süreçlerini takip eder, rapor hazırlar, ve Müdürlüğe sunar.
    6. Müdürlük tarafından konuyla ilgili yapılan çalışmaların, ilgili birimlerinden takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
    7. Müdürlüğün, Kamu İhale Kanununa göre mal ve hizmet alımları iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılmasında görev yapar.
    8. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre Kurumun Stratejik Planı doğrultusunda, Müdürlüğün bütçesini hazırlar.
    9. Görev alanıyla ilgili bilgi, belge veya raporları hazırlar.
    10. Müdürün verdiği diğer görevleri mevzuat içerisinde yerine getirir.


    DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
    Müdürün Atama, Görev Yetki ve Sorumlulukları, Vekalet

    Müdürün atanması

    MADDE 13 - (1) Lisans eğitimi veren fakültelerden veya bunlara denkliği yetkili makamlarca kabul edilen yurtiçi ve yurt dışındaki öğretim kurumlarından mezun olmak ve diğer üst normlardaki şartları taşıması aranır.

     

    Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

     

    MADDE 14 - (1) Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları;

    1. Yazı İşleri Müdürlüğünü temsil eder.
    2. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili olarak Müdürlüğün mevzuat içerisinde çalışmalarını düzenler.
    3. Müdürlük işlerinin planlı ve programlı bir şekilde yürütülmesini, personel arasında uyum ve işbirliği ortamı kurulmasını sağlar ve çalışmaları takip eder.
    4. İş ve işlemlerin yürütülmesinde aksaklığa sebebiyet verilmemesi için organizasyon şemasında belirtmek suretiyle birimlere koordinator, şef, sorumlu veya temsilci görevlendirebilir.
    5. İşin özelliğine gore Müdürlüğün personel ihtiyacını ve ihtiyaç duyulan personelin eğitim durumunu belirler.
    6. Müdürlüğün Organizasyon Şemasına göre, görevlendirilen personelin; görev, yetki ve sorumluluklarını gelişen mevzuat içerisinde belirleyerek ilgilisine tebliğ eder/ettirir.
    7. Görev alanlarına ait tebliğ edilen belgeyi Müdürlüğündeki özlük dosyasında muhafaza eder/ettirir.
    8. İzin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personellerin yerine, bir başka personel görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri alır; mesai takibini yapar.
    9. Müdürlük içi yönergeler ve yayınların hazırlanması; belgelerin ilgililere dağıtımının gerçekleştirilmesi, Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlenmesi, çalışmaların değerlendirilmesi işlemlerini yapar.
    10. Kurumda Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) kurulması, kullanılması ve yerleşmesi işlemlerinin takibini yapar/yaptırır.
    11. Başkanlık Makamınca fiziki veya elektronik ortamda evrak havale yetkisi verilmesi halinde, Standart Dosya Planına göre bu işlemin yerine getirilmesini ve evrak akışının (gelen/giden) düzenli bir şekilde yapılmasını sağlar.
    12. Müdürlüğe gelen evrakların ilgili personele havalesini yapar.
    13. Diğer Müdürlükler ve Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla koordinasyon sağlayarak işlemlerin yerine getirilmesini sağlar.
    14. Müdürlüğün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlülük personelinin 1. derecede sicil ve disiplin amiridir.
    15. Müdürlüğe ait bütçe, stratejik plan, performans programının hazırlanması ve faaliyet raporlarının stratejik planlara uygun olarak yapılmasını sağlar.
    16. Görevlendirilmesi halinde encümen üyesi olarak encümen toplantısına katılır.
    17. 5393 sayılı Kanun ve Medeni Kanunla Belediye Başkanına verilen nikâh akid işlemlerini; Belediye Başkanınca yetki verilmesi halinde yapar, Başkanın onayı ile görevlendirilen evlendirme memurlarınca yapılan tüm yazışmaların (mevzuat gereği nikah memuruna verilen yetkiler dışında), takibi ve koordinasyonunu sağlar.
    18. Görevlendirilmesi halinde disiplin kurulunda memurlar ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
    19. Personelin performans belgelerini düzenler.
    20. Görev alanı ile ilgili uygulamalarda ortaya çıkan aksaklıklarla ilgili tedbirleri alır ve gerektiğinde Başkanlık Makamına teklifte bulunur.
    21. Müdürlüğün; kanunlar, yönetmelikler vs. mevzuatta belirtilen görevleri ile Başkanlık Makamınca verilen görevleri zamanında, verimli ve düzenli şekilde yürütmekle sorumludur.

     

    Vekalet

     

    MADDE 15 - (1) Müdürün izinli veya raporlu olduğu durumlarda işleyişin aksamaması için Başkanlık onayı ile uygun görülen personel Müdür Vekili olarak görevlendirilir.

     

    Çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları

     

    MADDE 16 - (1) Çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları gelişen mevzuat içerisinde birim müdürü tarafından belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir.

    BEŞİNCİ BÖLÜM
    Görev ve Hizmet İcrası

    Görevin planlanması

    MADDE 17 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki bünyesinde yapılacak tüm işler ihtiyaç, talep ve öneriler dikkate alınarak müdür tarafından veya görevlendireceği personeller tarafından planlanır ve uygulanması için birim içinden yeterli personel görevlendirilerek sorumluları belirlenir. Verilen görevlerin zamanında, aksamadan ve etkin yapılmasını sağlamak.

     

    Görevin yürütülmesi

     

    MADDE 18 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri Kanun ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

    ALTINCI BÖLÜM
    İşbirliği ve Koordinasyon

    Müdürlük ile birimler arasında işbirliği

    MADDE 19 - (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak.

    (2) Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda gelen tüm evrakları Standart Dosya Planı gereği konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre sunmak.

    (3) Müdür tarafından, evrakları gereği için ilgili personele tevdi etmek.

    (4) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılma durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü fiziki veya elektronik ortamda bulunan dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

    (5) Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim etmek.

    Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

    MADDE 20 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.

    (2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmaları; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

    YEDİNCİ BÖLÜM
    Evraklarla İlgili İşlemler

    Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

    MADDE 21 - (1) Müdürlüğe fiziki veya elektronik ortamda gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

    (2) Evraklar ilgili personele elektronik ortamda veya zimmetle karşılığı dağılır. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda veya ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine elektronik ortamda ilgili Müdürlüğün bildirdiği EBYS sorumlusuna veya zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır.

    Dosyalama

    MADDE 22 - (1) Müdürlüklerde yapılan yazışmalar sonucunda çıktı alınıyor ise birer sureti Standart Dosya Planı gereği konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde, EBYS kapsamında elektronik ortamda yapılıyor ise yine Standart Dosya Planı gereeği elektronik ortamda saklanır.

    (2) İşlemi biten fiziki evraklar Birim arşivine, EBYS kapsamında elektronik evraklar ise Standart Dosya Planı kapsamında konularına göre eşleştirme yapılarak arşivlenmesi sağlanır.

    (3) Birim Arşivinde saklama süresi dolan evrakların Kurum Arşivine devri yapılır.

    (4) Kurum Arşivindeki evrakların istenildiği zaman temin edilmesinden Birim arşiv görevlisi sorumludur.

    (5) Müdürlükte fiziki veya elektronik ortamda yapılan tüm yazışmalar Standart Dosya Planına gereği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde saklanır.

    Dosyalama İşlemleri:

    (1) Standart Dosya Planı gereği konularına göre yapılması,

     

    SEKİZİNCİ BÖLÜM
    Çeşitli ve Son Hükümler

     

    Yürürlükten kaldırılan yönetmelik

    MADDE 23 - (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, 08/09/2009 tarih ve 2009/54 sayılı Meclis Kararı ile yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kalkar.

    Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

    MADDE 24 - (1) İş bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

    Yürürlük

    MADDE 25 - (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisinin kabulü ve 3011 sayılı Kanun gereği ilanı ile yürürlüğe girer.

    Yürütme

    MADDE 26 - (1) Bu yönetmelik Hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

    Dökümanlar
  • Müdürlük Kurum Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

    Kurum Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

    BİRİNCİ BÖLÜM
    Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Genel İlkeler ve Sorumluluk

     

    Amaç
    MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Çekmeköy Belediye Başkanlığının, kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri sonucunda oluşan fiziki ve dijital arşivlik belgelerin; düzenlenmesi, dijital ortama aktarılması, adlandırılması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini, herhangi bir sebepten dolayı kaybın engellenmesi,birimlerin yetki dahilinde hizmetlerden yararlanması ve değerlendirilmesi ile saklanmasına lüzum kalmayan belgelerin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

    Kapsam
    MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı ve bağlı birimlerini kapsar.

    Dayanak
    MADDE 3 - 
    (1) Bu Yönetmelik, 18 Ekim 2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

    Tanımlar
    MADDE 6 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;

    a) Arşiv: Belediye ve bağlı birimlerce yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin barındırıldığı yerleri,
    b) Arşiv belgesi: Belediyemiz birim arşivlerinin kapasite durumuna göre yıl içerisinde veya yıllara sari sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, mali vb. teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,
    c) Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belgeyi,
    ç) Ayıklama: Arşiv belgesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde hukuki değerini ve delil olma özelliğini kaybetmiş, gelecekte herhangi bir nedenle kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin birbirinden ayrımı ile ileride arşiv belgesi vasfını kazanacak olan arşivlik belgenin tespiti işlemini,
    d) Başkanlık: Çekmeköy Belediye Başkanlığını,
    e) Birim: Çekmeköy Belediye Başkanlığına bağlı müdürlükleri,
    f) Belge: Belediyemiz ve bağlı birimlerinin iş ve işlemleri neticesinde oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi, yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik kaydı,
    g) Belge hiyerarşisi: Belgenin ait olduğu kurum, birim, klasör, dosya ile belge bileşenlerinin genelden özele doğru bütününü,
    ğ) Belge yöneticisi: Belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve transferi işlemlerini kurumu veya birimi adına yöneten kişiyi,
    h) Belge yönetimi: Belgelerin üretiminden itibaren belirlenen ölçütler çerçevesinde değerlendirme, düzenleme, ayıklama ve hizmete sunma faaliyetlerinin tümünü,
    ı) Değerlendirme: Belgelerin; idari, yasal, mali, tarihi ve oluşturma süreçlerindeki araştırma durumları dikkate alınarak kurum yetkilileri ile belge yöneticisi ve arşivciler tarafından karar verilmesi işlemini,
    i) Dijitalleştirme: Kağıt ortamındaki belgelerin tarayıcı, kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılmasını,
    j) Adlandırma: Tarayıcı ve kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılan belgelerin kolayca bulunmasını sağlamak için belgelerin isimlendirilmesini,
    k) Dosya kodu: Belgenin hangi dosya ile ilişkili olduğunu veya işlemi biten belgenin hangi dosya/klasöre konulacağını gösteren alfabetik, sayısal, alfa-nümerik tanımlamayı,
    l) Dosya planı: Belgelerin etkin bir şekilde kullanılabilmesi, yönetilebilmesi, depolanabilmesi ve erişimi için hazırlanan ve genellikle alfabetik, sayısal, alfa-nümerik ve benzeri simge türlerine göre adlandırılan sınıflamayı,
    m) Dosyalama: Belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,
    n) Elektronik belge yönetim sistemi: İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden, idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
    o) İmha: İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi veya arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin yok edilmesi işlemini,
    ö) Kurum arşivi: Belediyemiz birimlerinde yer alan belgelerin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivleri,
    p) Birim arşivi: Belediyenin birimlerinde yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan, güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunan ve kullanılan belgelerin ilgili birimlerince belirli bir süre saklandığı arşivi,
    r) Saklama planı: Belgelerin ne kadar süre ile saklanacaklarını ve bu süreler sonunda hangi işleme tâbi tutulacaklarını gösteren değerlendirmeleri,
    s) Saklanmasına gerek görülmeyen belge: Cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, ileride kullanılmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi ile arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgeyi,
    ş) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen sınıflama şemasını,
    t) Tasnif: Arşivciliğin temel ilke ve teknikleri uygulanarak arşiv belgelerinin düzenlenmesi çalışmalarını,
    u) Üstveri: Belgeyi tanımlayan veya herhangi bir özelliğini belirten unsurların her birini,
    ü) Vaka dosyası: Her bir işlem için açılan, yürütülen iş ve faaliyet ile ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı,
    v) Yükümlüler: Çekmeköy Belediye Başkanlığı ve bağlı birimleri, ifade eder.

     

    İKİNCİ BÖLÜM
    Belgelerin Korunması, Belge Yöneticileri, Belgelerin Gizliliği ve Yararlanma ile Arşivlerin Oluşturulması

     

    Belgelerin Korunması
    MADDE 7 - (1) Yükümlüler;

    a) Kurumun bulundurduğu her türlü belgenin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesinden,
    b) Elektronik ortamda teşekkül eden ve/veya depolanan belgeler için her türlü afet, siber saldırı, yazılım/donanım kaynaklı veya olası diğer tehditlere/risklere karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve olası belge kayıplarının engellenmesi amacıyla felaket kurtarma planlaması yapılması ve yürütülmesi ile yedekleme ünitelerinin tesis edilmesi/ettirilmesinden, sorumludur.

    Belge Yöneticileri ve Arşiv Personeli
    MADDE 8 - (1) Yükümlüler, Belediyemizin belge yönetimi ve arşiv hizmetlerini yürütmekle sorumlu olacak “Kurum Belge Yöneticileri” ile her birim için “Birim Belge Yöneticilerini” belirler. İhtiyaç halinde alt birimler için de “Belge Yöneticisi” belirlenebilir.
    (2) Belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin, bu Yönetmelik hükümleri ile arşivcilik metot ve tekniklerine uygun olarak yürütülebilmesi için yeterli nitelik ve sayıda personel görevlendirilir.
    (3) Belge yönetimi ile arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde görev alacak personelde mesleki eğitim almış olanlara öncelik verilir.
    (4) Yükümlüler, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinde görev alacak personelin mesleki bilgi ve becerilerinin geliştirilmesine yönelik tedbirler alır.
    5) Kurum arşivinde elektronik ortamdaki belgelerin arşivlenmesi, korunması, gizliliği, yararlanma şekli, ayıklama, imha işlemleri ve her türlü bilgi ve belge yönetim ve yürütme işlemleri için gerektiğinde alanında uzman personel görevlendirilir/görevlendirilmesi istenebilir.

    Belgelerin Gizliliği ve Gizliliğin Kaldırılması
    MADDE 9 - (1) İşlem gördüğü dönemde gizlilik derecesi olan veya gizli kabul edilen ve halen bu özelliklerini koruyan belgeler gizlilikleri kaldırılmadıkça bu özelliğini muhafaza eder.
    (2) Gizlilik dereceli arşiv belgesi, Belediyemizin kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv belgesinin gizliliğinin kaldırılmasına, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Başkanlık Makamının olur yazısı ile karar verilir. Gizliliği kaldırılan arşiv belgelerine gizliliği kaldırıldı” ibaresi düşülür.

    Arşivlerden Yararlanma
    MADDE 10 - (1) Birimler, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere kurum dışına çıkarılmamak kaydıyla arşivlerden birim müdürleri tarafından yetkilendirilen arşiv personeli aracılığıyla belge alabilir ve incelemelerin ardından alınan belgeler alındığı arşive iade edilir.
    (2) Arşivlerden belge talebi, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-1) “Belge/Dosya İstek Formu” düzenlenmek suretiyle yapılır.
    (3) Arşivlerden alınan belgelerin, incelenme ve kullanım süresi kurum arşiv sorumlusu tarafından belirlenir ve belirlenen sürenin yeterli olmadığı durumlarda süre uzatılabilir.
    (4) Arşiv belgesi vasfını kazanmış belgelerin aslı arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez ancak belediye, kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler ilgili birim amirlerinin tayin edeceği yetkili personele belge sıra numarası verilerek teslim edilir ve yine teslim alırken sıra numaraları kontrol edilerek alınır ayrıca mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
    (5) Elektronik ortamda teşekkül eden belgelerden erişim yetkisi çerçevesinde yararlanılır. Erişim yetkisi bulunmayan belgelerden yararlanma talepleri ise birim amirinin izni alınmak kaydıyla belge yöneticisi marifetiyle yapılır.
    (6) Arşivlerden yararlanmaya yönelik her türlü kayıt düzenli bir şekilde tutulur.
    (7) Araştırmaya açık arşiv belgelerinden personel/personeller ile gerçek veya tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv belgesinin örneklerinin verilmesi hususunda birimin bağlı olduğu belediye başkan yardımcısından olur alınarak işlemler yürütülür.

    Arşivlerin Oluşturulması
    MADDE 11 - (1)Yükümlüler; Belediyemiz “Kurum Arşivi” kurmakla yükümlüdür.
    (2) Birimler, ihtiyaçlarına göre güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan belgelerin belirli bir süre muhafaza edileceği birim arşivlerini oluşturur.
    (3) Arşiv mekânlarının oluşturulması ve düzenlenmesinde TS13212 numaralı “Arşiv Mekânlarının Düzenlenmesi” standardı dikkate alınır.
    (4) Belgelerin, Belediyemiz kurum arşivi ve birim arşivlerinde bekletilme ve saklama süreleri, saklama planlarında belirtildiği şekilde uygulanır.
    (5) Elektronik ortamda bulunan her türlü bilgi ve belge; erişim, saklama, tasfiye ve transfer edilebilecek şekilde elektronik arşivlerde tutulur.

     

    ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
    Dosyalama İşlemleri

     

    Belgelere Dosya Kodu Verilmesi
    MADDE 12 - (1) Dosya kodu, kurumsal dosya planına göre dosya planı kurallarına uygun olarak belirlenir.
    (2) Belge, birden çok konuyu ihtiva etmesi durumunda yazının dosya kodu olarak ağırlıklı olan konuya ait dosya kodu tercih edilir. Bu gibi durumlarda yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilir.
    (3) Gelen belgelerin ihtiva ettiği dosya kodları, hazırlanacak cevabi yazılarda ve belgenin dosyalanmasında doğrudan referans alınmaz.
    (4) Dosya planlarında, ayrıca tanımlanmış olsa dahi bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılara, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla farklı bir dosya kodu verilemez.
    (5) Elektronik belge yönetim sistemlerinde dosya kodu, zorunlu üst veri elemanı olarak bulundurulur.

    Belgelerin Dosyalanması
    MADDE 13 - (1) Konu dosya/klasörleri, her yıl kendi dosya kodlarını taşıyan belgelerin teşekkül etmesi halinde açılır ve yıl bitiminde kapatılır, işlemleri uzun yıllar sürecek vaka dosyalarının kapatılmasında ise işlemin tamamlandığı yıl esas alınır.
    (2) Bir işlemle ilgili olarak oluşan tüm belgeler, işlemin başladığı belgeden sonuçlandığı belgeye kadar tarihsel bir düzen içinde ilgileri ve ekleri ile birlikte dosyalanır.
    (3) Aynı dosya kodunu taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilir.
    (4) Kendi özel koduyla açılan dosya/klasörlerde az sayıda belge birikmesi halinde, bu dosya/klasördeki belgeler, dosya kodunun bağlı olduğu üst dosya seviyelerinde veya “Genel” adlı dosya/klasörlerde birleştirilir, birleştirme yapılan dosya/klasörlerin dosya etiketleri, yapılan işlem dikkate alınarak yeniden düzenlenir.
    (5) Her dosya/klasör içerisine, içeriği belirlemeye ve belgelere hızlı erişimi sağlamaya yönelik olarak bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-2) “Dosya/Klasör İçerik Listesi” hazırlanarak konulur.
    (6) Dosya/klasör içerik listesinin hazırlanmasında, her bir işlem bütününün en son işlem gören belgesi dikkate alınır, listeleme işlemine, tarihsel sıralaması tamamlanmış dosya/klasörün en eski tarihli belgesinden başlanır.
    (7) Elektronik belge yönetim sistemlerinde ise belgeler, tanımlandığı hiyerarşik yapı ve dosya kodlarına göre ait olduğu dosya/klasörlerde saklanır.
    (8) Dosya kodları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir.
    (9) Film, fotoğraf, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki belgelerin düzenlenmesi, farklı sistem ve işlemlere göre yapılabilir.

    Dosya Etiketi
    MADDE 14 - (1) Dosya/klasör üzerinde, bu Yönetmeliğin ekinde (EK-3) örnekleri yer alan “Dosya/Klasör Etiketi”nde, “Belediye adı/logosu”, “birim adı/kodu”, “dosya kodu”, “konu adı”, “yılı” ve varsa “özel bilgi/özel kod” gibi unsurlar bulunmalıdır. 

     

    DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
    Belge Devir İşlemleri

     

    Birimlerce Kurum Arşivine Devredilecek Belgelerin Hazırlanması
    MADDE 15 - (1) Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosya/klasörler uygunluk kontrolünden geçirilir, uygunluk kontrolünde;
    a) Dosya/klasör içerisinde bulunan belgelerin, dosyalama kurallarına uygun olarak dosyalanıp dosyalanmadığı,
    b) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgenin, ekleri ile bir araya getirilip getirilmediği,
    c) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgelerin, en son işlem görmüş belge tarihi dikkate alınarak küçük tarihten büyük tarihe doğru tarihsel sıralamasının yapılıp yapılmadığı,
    ç) Dosya/klasör etiketlerinin düzenlenip düzenlenmediği,
    d) Dosya/klasör içerik listelerinin hazırlanıp hazırlanmadığı, kontrol edilerek eksikleri varsa tamamlanır.
    (2) İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan dosya/klasör etiketi üzerine en yüksek gizlilik dereceli belgenin ibaresi yazılır, gizlilik dereceli dosya/klasörler, arşivlerde tasnif ve yerleştirme sırasında normal belgeler gibi işleme tâbi tutulur.
    (3) Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ve birim belge yöneticisi ile müştereken yapılır.
    (4) Elektronik belge yönetim sistemlerinde oluşan belgelerin doğru dosya ile ilişkilendirilip ilişkilendirilmediği, belge yöneticisi tarafından kontrol edilir, hatalı verilen dosya kodlarının doğru dosya ile ilişkilendirilmesi sağlanır.

    Birimlerce Oluşturulan Belgelerin Kurum Arşivine Devri
    MADDE 16 - (1) İşlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş dosya/klasörler, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilir.
    (2) Bir belgenin eki olmayan kitap, broşür, boş form, doküman ve benzeri materyal arşivlere devredilmez.
    (3) Belgelerin devir işlemlerinde, birimlerle mutabakat sağlanarak belirli bir sıra uygulanır.
    (4) Devir işlemlerinde dosya/klasör içerik listeleri referans alınır.

    Kurum ve Birim Arşivlerinde Düzenleme
    MADDE 17 - (1) Belgeler, arşivlerde işlem gördüğü tarihte meydana gelen yapısına uygun olarak asli düzeni bozulmadan muhafaza edilir.
    (2) Arşivlerde birimlere, belge yoğunluğu ve saklama sürelerinin uzunluğu dikkate alınarak yer ayrılır.
    (3) Dosya/klasörler, bir yerleşim planı dâhilinde raflara yerleştirilir ve yerleşim şeması çıkartılır.
    (4) Dosya/klasörlerin yerleştirilmesinde raflarda soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru sıra uygulanır.
    (5) Arşivde yerleştirme işlemi, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlanmak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.
    (6) Yerleştirme işlemlerinde dosya kodları ve serileri dikkate alınarak, dosya/klasörler küçük numaradan büyük numaraya doğru yerleştirilir.
    (7) Bu yerleştirme işlemi, yalnızca klasik tip belge için söz konusu olup film, fotoğraf, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki belgelerin türüne göre raf sistemleri kurularak yerleştirme işlemi yapılır.
    (8) Elektronik belge yönetim sistemlerinde belgeler, belge hiyerarşisi ve dosya bütünlüğü dikkate alınarak uygun usullerle saklanır.

    Kurum Arşivine Devredilecek Arşiv Belgelerinin Hazırlanması ve Teslimi
    MADDE 18 - (1)Belediyeye bağlı birimlerin arşivlerinde bulunan arşiv belgelerinin kurum arşivine devri hususunda birim amirleri yetkilidir.
    (2) Birim arşivlerinde yapılacak ayıklama işlemlerini müteakip, saklama planında arşiv belgesi olarak değerlendirilen belgeler kurum arşivine devredilmek üzere ayrılır.
    (3) Ayıklama işlemleri neticesinde yapısal bütünlükleri bozulan dosya/klasörler, dosya kodları dikkate alınarak yeniden dosyalanır.
    (4) Kurum Arşivine devredilecek arşiv belgeleri, 13’üncü maddede gösterilen biçimde uygunluk kontrolünden geçirilir.
    (5) Kurum arşivine devredilmek üzere hazırlanan birim arşiv belgeleri, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-4) Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu’na kaydedilerek, devir tarihi ve şekli belirlenmek üzere birim amiri tarafından kurum arşivine devredilir.
    (6) Devir işlemi kesinlik kazanan arşiv belgeleri, varsa özel tutulmuş kayıtları ve dijital görüntüleri ile birlikte en geç bir yıl içinde kurum arşivine devredilir.
    (7) Arşiv belgeleri, mevcut düzeni doğrultusunda sıra numarası verilmiş özel kutulara konulmak suretiyle her türlü koruma ve güvenlik önlemleri dikkate alınarak birim arşiv sorumlusu koordinasyonunda kurum arşiv sorumlusuna teslim edilir.
    (8) Elektronik ortamdaki arşiv belgelerinin belge hiyerarşisi ve üstverileri ile bağı korunur. Bu bağ oluşum aşamasında sağlanamamış ise sonradan kurulur. Konu dosyası olarak oluşturulanlar, konu kodları ve bu kodlar altında bulunan dosya serilerine göre, vaka dosyası olarak oluşturulanlar ise vaka dosya kodları ve klasör serilerine göre hazırlanarak kurum arşivine devredilir.

     

    BEŞİNCİ BÖLÜM
    Ayıklama ve İmha İşlemleri

     

    Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha
    MADDE 19 - (1) Belediyemiz birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz (Mevzuat gereği ayrıcalık sağlanan yükümlüler hariç), ayıklama ve imha işlemleri yalnızca kurum arşivinde yapılır.
    (2) Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilir.
    (3) Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai kararı ile yapılır ancak 23’üncü madde hükümleri saklıdır.
    (4) e-Arşivlerde saklanan belgelerin tasfiye işlemleri, saklama planlarına bağlı olarak, bu Yönetmelik hükümleri kapsamında sistem üzerinden ilgili birim tarafından yapılır.

    Ayıklama İşlemine Tâbi Tutulamayacak Belgeler
    MADDE 20 - (1) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, mevzuat hükümleri ve saklama planlarına göre saklama süresini tamamlamayan, herhangi bir davaya konu olan belgeler, öngörülen saklama süresi tamamlanıncaya ve/veya dava sonuçlanıncaya kadar, ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulamaz.

    Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Oluşturulması
    MADDE 21 - (1)Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için; kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu kurum arşiv sorumlusu/şefi başkanlığında, belgeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek, bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi bir temsilci ve Belediyemiz Strateji Geliştirme Müdürlüğünce görevlendirilen iç tetkik personellerinden bir personel olmak üzere üç kişilik bir Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur.

    Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
    MADDE 22 - (1) Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.
    (2) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Tereddüt halinde söz konusu belgelerin saklanmasına karar verilmiş sayılır.
    (3) İmhası reddedilen belgeler sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden değerlendirilir.

    İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması
    MADDE 23 - (1) İmha edilecek belgeler için bu Yönetmelik ekinde yer alan (EK-5) “İmha Listesi” hazırlanır, aynı tür ve vasıflara haiz belge için, örneklerini saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri düzenlenebilir.
    (2) İmha listelerinin her sayfası, Ayıklama ve İmha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
    (3) Hazırlanan imha listeleri;
    a) Kurum arşivince, imha listeleri hazırlanan birimin bağlı olduğu başkan yardımcısının uygun görüşü alındıktan sonra, Başkanlık Makamınca yetkilendirilen belediye başkan yardımcısının onayını müteakip,
    (4) Onay işlemlerinde belgelerin ne şekilde imha edileceği hususu belirtilir.
    (5) Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen belgeler, imha işlemleri kesinlik kazanıncaya kadar düzenli bir şekilde muhafaza edilir.
    (6) İmha işlemi, düzenlenecek tutanakla tespit edilir.
    (7) Hazırlanan imha listeleri, tutanakları ve bunlarla ilgili her türlü belge on yıl süreyle muhafaza edilir.

    İmha Şekilleri
    MADDE 24 - (1) İmha edilecek belgeler, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde parçalanır ve geri dönüşümde kullanılmak üzere değerlendirilir.
    (2) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş belgenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
    (3) e-Arşivlerde tutulan belgelerin imhası, görülüp okunması ve kullanılması mümkün olmayacak şekilde sistemden çıkarılarak tasfiye edilir/ettirilir.

     

    ALTINCI BÖLÜM
    Çeşitli, Geçici ve Son Hükümler

     

    Belgelerin Dijitalleştirilmesi
    MADDE 25 - (1) İşlem görmek üzere kağıt ortamında gelen belgeler, işlem ve dosya bütünlüklerinin korunması maksadıyla ekleri ile birlikte taranarak elektronik belge yönetim sistemine dahil edilir.
    (2) Dijitalleştirilen belgeler elektronik ortamda adlandırılarak fiziki belgeler ile ilişkileri korunur.
    (3) Yükümlüler, gerekli görüldüğü durumlarda ellerinde bulunan kağıt ortamındaki belgelerden arşiv belgesi niteliği taşıyanları, tek nüsha olma özelliğinden kurtarmak, arşiv belgesi dışında kalan ve sıklıkla kullanılan belgeleri ise yıpranmasını engellemek ve etkin bir biçimde kullanabilmek gayesiyle dijitalleştirebilirler.
    (4) Sık kullanılmayan ve saklama planlarında öngörülen saklama süreleri sonunda saklanmasına gerek görülmeyip de imha edilecek belgeler, dijitalleştirme işlemine tâbi tutulmaz.
    (5) Dijital görüntüler ile görüntülere ait üstverilerin ilişkisi korunur.
    (6) Dijitalleştirme işlemleri, birimlerin önerileri doğrultusunda, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden sorumlu birimin bilgisi veya koordinesinde, kurumsal bütünlük içerisinde yapılır. Birimlerin bağımsız uygulamalarına izin verilmez.
    (7) Yapılacak her türlü dijital görüntüleme işlemlerinde TS13298 numaralı “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” standardı dikkate alınır.

    Dosya Planları ve Saklama Planları
    MADDE 26 - (1) Yükümlüler; dosya planları ile saklama planlarını, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden sorumlu birimin koordinesinde hazırlamak ve uygulamaya koymakla yükümlüdürler.
    (2) Dosya planları, kurumsal yapı ve kurumun fonksiyonları dikkate alınarak; saklama planları ise belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihsel açıdan değerlendirilmesi neticesinde hazırlanır.
    (3) Dosyalama işlemlerinde “Standart Dosya Planı”nın uygulanması zorunlu olup, dosya planına konu edilmeyen film, fotoğraf, ses, görüntü ve sair belgeler için ayrıca saklama planı hazırlanır.

    Denetim
    MADDE 27 - (1) Başkanlık, yükümlülerin belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin yürürlükteki mevzuat ve düzenlemelere uygunluğu ile elektronik belge yönetim sistemlerinin belge yönetimi ve arşiv süreçlerine uygunluğunu denetler.
    (2) Birimler tarafından oluşturulan belgelerin SDP kodlarına uygunluğu denetim esnasında iç tetkik sorumluları tarafından incelenir.

    Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporları
    MADDE 28 - (1) Belediyemiz birimleri, yıl içerisindeki belge yönetimi ve arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, Başkanlığın belirleyeceği form ve formatlara uygun olarak müteakip takvim yılının Ocak ayında Kurum Arşiv Biriminin bağlı olduğu müdürlüğe bildirirler.

    Tereddütlerin Giderilmesi ve İş Birliği
    MADDE 29 - (1) Birimler tarafından bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanması sırasında tereddüt oluşması halinde; tereddüt edilen konularda kurum arşivinin bağlı olduğu birimden görüş talep edilir.
    (2) Çekmeköy Belediye Başkanlığı tarafından bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanması sırasında tereddüt oluşması halinde mevzuat doğrultusunda kurum görüşünü talep eder.

    Kapatılan Birimlerin, Yetkisi Devredilen Birimlerin Belgeleri
    MADDE 30 - (1) Bu Yönetmelik kapsamında olup faaliyeti sonlandırılarak belgeleri Kurum arşivine devredilmiş birimleri, ayıklama ve imha işlemlerine yönelik süreçleri Kurum Arşivince yerine getirilir.
    (2) Bu Yönetmelik kapsamında olup birim değişikliği sebebiyle, faaliyetin farklı birimlerce yürütülmesi durumunda belgeler, faaliyetin yürütüleceği birime devredilir.
    (3) Kapatılan, yetkisi devredilen yükümlülere ait belgelerin, bu Yönetmelikte belirlenen yükümlülükleri, kapatılan birimin/birimlerin yükümlüleri bağlı olduğu birimin mevcut yetkilisi veya görevlendirilen personel, devredilen yükümlülerde ise yetkiyi devralan birim yetkilisi veya görevlendirilen personel marifetiyle,
    (4) Kurum arşiv yetkilileri başkanlığında oluşturacak bir komisyon marifetiyle devir işlemleri yerine getirilir.

    Müsadere Olunan Belge
    MADDE 31 - (1) Bu Yönetmelik kapsamına giren ve ilgili kanunlara göre suçta kullanıldığı anlaşılarak müsaderesine dair kararı kesinleşen her türlü belge, hükmün kesinleşmesini takip eden altı ay içinde Belediyeye teslim edilir.

    Yürürlükten Kaldırılan Hükümler
    MADDE 32 - (1) Belediye Meclisinin 04.08.2010 tarihli ve 49 sayılı Kararı ile yürürlüğe giren Çekmeköy Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

    Yönerge
    MADDE 33 - (1) Birimler ürettiği belgenin özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Başkanlık Makamının uygun görüşü alınarak, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren 6 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar ve bir önceki yürürlükten kaldırılan yönetmeliğe dayanılarak hazırlanan yönetmelik ve yönergelerini yürürlükten kaldırırlar.

    Yürürlük
    MADDE 34 - (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

    Yürütme
    MADDE 35 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Çekmeköy Belediye Başkanı yürütür.

    Dökümanlar
  • Müdürlük Faaliyetleri

    Belediye Meclisi Yönünden

    • Müdürlüklerden gelen ve Müdürlüğümüzce hazırlanan tekliflerin Gündem/Ek Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması.
    • Belediye Başkanınca belirlenen gündemin meclis üyelerine üç gün önceden ulaştırılmasının sağlanması.
    • Meclis toplantı tutanağının hazırlanması, toplantının sesli ve görüntülü kaydının alınması/aldırılması ve arşivlenmesi.
    • Belediye Meclisince ihtisas komisyonlarına havale edilen tekliflerin takibini yapmak ve akabinde Müdürlüğümüze gelen komisyon raporlarının Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması. 
    • Alınan kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi.
    • Alınan kararların ilgili kurumlara gönderilmek üzere müdürlüğüne gönderilmesi.
    • Alınan kararların birer nüshasının Kaymakamlık Makamına gönderilmesi.
    • Alınan kararların uygun araçlarla duyurulması.
    • Meclis ve ihtisas komisyon üyelerinin huzur haklarının hazırlanması. 

    Belediye Encümeni Yönünden

    • Müdürlüklerden gelen ve Müdürlüğümüzce hazırlanan tekliflerin Gündem haline getirilmesi için Belediye Başkanına sunulması.
    • Gündem haline gelen tekliflerin karara bağlanması için Encümene sunulması.
    • Encümende karara bağlanan tekliflerin, kararlarının hazırlanması.
    • Kararların ilgili müdürlüklere gönderilmesi. 
    • Üyelerinin huzur haklarının hazırlanması. 

    Genel Evrak Yönünden

    • Belediyemize kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerden gelen evrak vb. bildirimlerin amir veya görevli personelden havalesi alındıktan sonra elektronik ortamda kaydının yapılması ve ilgili müdürlüğe zimmet veya elektronik ortamda tesliminin yapılması.
    • Cevabi yazılarda evrak çıkışlarının usulüne göre yapılması.
    • Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere gönderilecek evrakların uygun araçlarla (kurye, e-posta, posta vb.) tesliminin sağlanması.

    Evlendirme İşlemleri Yönünden

    • Evlendirme iş ve işlemleri 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu ile Evlendirme Yönetmeliği gereğince yapılmaktadır.
    • Evlenmek üzere başvuran çiftlerin başvurularının kabul edilmesi, nikah akdi için gün verilmesi.
    • Kendi soyadını kullanmak isteyen bayanların dilekçeyle taleplerinin alınması.
    • Nikah akit işlemlerini başka bir kurumda yaptırmak isteyen vatandaşlara evlenme izin belgesinin düzenlenmesi.
    • Nikah akdi yapılan çiftlere uluslararası aile cüzdanı düzenlenmesi, evlenme kütüğüne işlenmesi.
    • Gerçekleştirilen nikahların Mernislerinin düzenlenerek İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi.
    • Talepleri doğrultusunda dış nikahlar için evlendirme memuru görevlendirilmesi.

    İdari İşler Yönünden

    • Müdürlüğümüzün evrak iş ve işlemlerinin takip ve sonuçlandırılmasının sağlanması,
    • Müdürlük personelinin özlük iş ve işlemlerinin takibinin yapılması.

    Kurum Arşivi Yönünden

    • Kurum Arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi için üniversitelerin ilgili bölümlerinde eğitim görmüş veya bu konuda yeterli bilgiye haiz personeller görevlendirilir.
    • Kurum tarafından hazırlanan Standart Dosya ve Saklama Planı doğrultusunda, birim arşivlerinden kurum arşivine devri yapılan arşivlik malzeme niteliği taşıyan materyallerin, Çekmeköy Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümleri gereğince teslim alınması, saklanması, kullandırılması ve imha süreçlerinin takip edilmesi, 
    • Birim arşivinden gelen veya kurum arşivinde halen mevcut olan dosyaları standart dosya ve saklama planı doğrultusunda gerekli işlemleri yaparak ilgili bölümlere kaldırır.
    Dökümanlar
  • Müdürlük KVKK Aydınlatma Metni

    Yazı İşleri Müdürlüğü İşlemlerinde Kişisel Verilerin İşlenmesine Yönelik
    Aydınlatma Metni

     

                Değerli vatandaşlarımız, Çekmeköy Belediyesi olarak kamusal hizmetlerimizi ve yükümlülüklerimizi yerine getirmek, vatandaşlarımıza hizmet vermek, bilgilendirmek, sosyal ve kültürel etkinlikler düzenlemek gibi süreçlerimizde sizlere ait kişisel verileri işleyebilmekteyiz. Kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu olarak Çekmeköy Belediyesi tarafından işlenmektedir. Kişisel verilerinizi genel ilkelere uygun olarak işlediğimizi ve kişisel verilerin güvenliğini sağlamak üzere gerekli tedbirleri aldığımızı belirtmek isteriz. İşbu aydınlatma metni Yazı İşleri Müdürlüğü faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel verilerinize ilişkin sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

     

    Ne Tür Veriler Topluyoruz?

    Yazı İşleri Müdürlüğü’nün süreçlerinde işlediğimiz kişisel veriler şunlardır;

    o   Kimlik bilgileriniz (Ad, soyad, imza, doğum tarihi, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, kimlik bilgileri),

    o   İletişim bilgileriniz (Telefon numarası, elektronik posta adresi, adres),

    o   Hukuki işlem bilgileriniz (Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler),

    o   Mesleki deneyim bilgilerinizi (Mesleki yeterlilik belgesi, oda kayıt belgesi, ticaret sicil kaydı, vergi levhası),

    o   Finansal bilgilerinizi (Teminat mektubu, SGK/vergi borcu bilgisi, hesap numarası, banka bilgileri)

    o   Diğer (Dilekçe detayı, şikayet-talep-başvuru detayı, meclis kararına/encümen kararına konu bilgiler, sözleşmeler, vekaletname, yetki belgesi)

     

    Bu Verileri Nereden Alıyoruz?

    İşlemiş olduğumuz verileri;

    o   Kurumumuza iletmiş olduğunuz veya yetkilendirdiğiniz kişilerce iletilen dokümanlar ve sözlü bildirimleriniz aracılığıyla otomatik olmayan yollarla,

    o   Çeşitli dilekçe, sözleşme, form, tutanak aracılığı ile otomatik olmayan yollarla,

    o   İlgili kamu kurum ve kuruluşlarından otomatik olmayan ve kısmen otomatik yollarla,

    o   Elektronik posta, telefon gibi araçlarla kısmen otomatik yollarla,

    o   İnternet adresimiz, sosyal medya hesaplarımız, çağrı merkezimiz, Seri Nokta merkezlerimiz ve bu alanlarda yer alan formlar aracılığıyla otomatik yollarla, elde etmekteyiz. İlgili kişilerin, yakınlarına ve/veya üçüncü kişilere ait kişisel verileri paylaşmaları durumunda bu kişileri bilgilendirdiği ve gerekli hallerde açık rızalarını aldığı kabul edilir.

     

    Bu Verileri İşlemekteki Amaçlarımız Neler ve Hangi Hukuki Şarta Dayanıyoruz?

    Kanun kapsamında öngörülen veri işleme şartları şunlardır;

    o    Açık rızanın varlığı (“m.5/1”, “m.6”)

    o    Kanunlarda açıkça öngörülmesi (“m.5/2-a”),

    o    Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (“m.5/2-b”)

    o    Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (“m.5/2-c”),

    o    Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (“m.5/2-ç”),

    o     İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması (“m.5/2-d”),

    o    Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (“m.5/2-e”),

    o    İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (“m.5/2-f”).

     

    Elde ettiğimiz bu verileri şu amaçlarımızı gerçekleştirmek için sizlerden talep etmekteyiz:

    o   Kimlik bilgilerinizi,

    o   Kimliğinizi tespit etmek, kurumsal evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek, kurumsal yazışma süreçlerini yürütmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Müdürlüğümüze ait yönetmelikler, faaliyet kapsamımız, ilgili mevzuat kapsamında yer alan iş ve işlemler ile yetkili kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon halinde çalışma iş ve işlemlerimizin yürütülmesi, yerine getirilmesi amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Müdürlüğümüz yetki alanı dahilinde gerçekleştirilen başvurularda talep doğrultusunda işlemleri yürütmek, ilgili kişiye talebi ve/veya talep sonucu hakkında bilgi vermek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Tedarikçilerimiz ile ön görüşme, ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

    o   İletişim bilgilerinizi,

    o   Kimliğinizi tespit etmek, kurumsal evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek, kurumsal yazışma süreçlerini yürütmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Müdürlüğümüze ait yönetmelikler, faaliyet kapsamımız, ilgili mevzuat kapsamında yer alan iş ve işlemler ile yetkili kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon halinde çalışma iş ve işlemlerimizin yürütülmesi, yerine getirilmesi amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Müdürlüğümüz yetki alanı dahilinde gerçekleştirilen başvurularda talep doğrultusunda işlemleri yürütmek, ilgili kişiye talebi ve/veya talep sonucu hakkında bilgi vermek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Tedarikçilerimiz ile ön görüşme, ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

    o   Hukuki işlem bilgilerinizi,

    o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

    o   Mesleki deneyim bilgileriniz,

    o   Evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Tedarikçilerimiz ile ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

    o   Finansal bilgilerinizi,

    o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Tedarikçilerimiz ile ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

    o   Diğer bilgilerinizi,

    o   Kurumsal evrak kayıt süreçlerini gerçekleştirmek, kurumsal yazışma süreçlerini yürütmek amacıyla (m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Müdürlüğümüze ait yönetmelikler, faaliyet kapsamımız, ilgili mevzuat kapsamında yer alan iş ve işlemler ile yetkili kurum ve kuruluşlar ile koordinasyon halinde çalışma iş ve işlemlerimizin yürütülmesi, yerine getirilmesi amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Kurumumuzda yer alan diğer birimler ve yetkili kurumlar ile koordinasyon, ortak süreç yürütülmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi, destek sağlama amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Müdürlüğümüz yetki alanı dahilinde gerçekleştirilen başvurularda talep doğrultusunda işlemleri yürütmek, ilgili kişiye talebi ve/veya talep sonucu hakkında bilgi vermek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Belediyemizin meclis ve encümen süreçlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, vatandaşlarımıza duyurmak amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Evlilik/nikah işlemlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e),

    o   Tedarikçilerimiz ile ihale ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla (m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f),

    o   Yetkili kamu kurum ve kuruluşlara karşı bilgi verme, bildirimde bulunma yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla (m.5/2-ç, m.5/2-e, m.5/2-f)

    işlemekteyiz. Bu verileri işlerken dayandığımız veri işleme şartları parantez içerisinde belirtilmiştir.

     

    Verileri Kimlerle Paylaşıyoruz?

    İşlemiş olduğumuz kişisel verileri

    o   İlgili yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bildirim gerçekleştirilmesi amacıyla görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,

    o   Yasal süreçlerin takip edilmesi ve/veya yürütülmesi amacıyla hizmet alınan tedarikçilerimize, yetkili kurum ve kuruluşlara,

    o   İş süreçlerinin yürütülmesi, takibi, denetimi, iş süreçlerinin yürütülmesi kapsamında bilgi almak, bildirimde bulunmak amaçlarıyla hizmet alınan tedarikçilerimize, yetkili kurum ve kuruluşlara,

    o   İlgili kişi talebine ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi, işlemlerin gerçekleştirilmesi amacıyla yetkili kurum ve kuruluşlara

    aktarabilmekteyiz. Belirtilen üçüncü kişiler dışında kişisel verilerini ilgisiz ve yetkisiz üçüncü kişilerle paylaşmamaktayız.

     

    Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Edilmesi

    Kişisel verileriniz işlenmesi amacı doğrultusunda, işleme amacıyla bağlantılı ve ölçülü bir şekilde genel ilkelere uygun olarak işlenmekte ve saklanmaktadır. Kişisel verilerin güvenliği için Kanun kapsamında öngörülen her türlü teknik ve idari tedbir almaktayız. Kişisel verilerinizi işleme amacı ve sebebi, ilgili mevzuatın gerektirdiği süre ve hukuki yükümlülüklerimiz gibi unsurları gözeterek saklamaktayız.

     

    Kanun Kapsamındaki Haklarınız Nelerdir

    İlgili kişiler, kurumumuza başvuruda bulunarak;

    o   Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

    o   Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

    o   Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

    o   Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

    o   Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

    o   Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

    o   İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

    o   Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

    haklarına sahiptir. Haklarınıza ilişkin taleplerinizi https://www.cekmekoy.bel.tr/sayfa/kvkk-basvuru-formu adresinde yer alan formu kullanarak iletebilirsiniz. Talepleriz en kısa sürede ve nihayetinde en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak değerlendirilip karara bağlanacaktır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.

     

    İnternet Sitesi            : https://www.cekmekoy.bel.tr/

    Telefon Numarası     : 0 216 600 06 00

    E-Posta Adresi          : info@cekmekoy.bel.tr

    Adres                         : Merkez Mahallesi Piri Reis Caddesi No:5 Çekmeköy/İstanbul

    Dökümanlar