Kurum Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, Genel İlkeler ve Sorumluluk

Amaç
MADDE 1 - (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Çekmeköy Belediye Başkanlığının, kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri sonucunda oluşan fiziki ve dijital arşivlik belgelerin; düzenlenmesi, dijital ortama aktarılması, adlandırılması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini, herhangi bir sebepten dolayı kaybın engellenmesi,birimlerin yetki dahilinde hizmetlerden yararlanması ve değerlendirilmesi ile saklanmasına lüzum kalmayan belgelerin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Çekmeköy Belediye Başkanlığı ve bağlı birimlerini kapsar.

Dayanak
MADDE 3 - (1) Bu Yönetmelik, 18 Ekim 2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 6 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv: Belediye ve bağlı birimlerce yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin barındırıldığı yerleri,
b) Arşiv belgesi: Belediyemiz birim arşivlerinin kapasite durumuna göre yıl içerisinde veya yıllara sari sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, mali vb. teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,
c) Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belgeyi,
ç) Ayıklama: Arşiv belgesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde hukuki değerini ve delil olma özelliğini kaybetmiş, gelecekte herhangi bir nedenle kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin birbirinden ayrımı ile ileride arşiv belgesi vasfını kazanacak olan arşivlik belgenin tespiti işlemini,
d) Başkanlık: Çekmeköy Belediye Başkanlığını,
e) Birim: Çekmeköy Belediye Başkanlığına bağlı müdürlükleri,
f) Belge: Belediyemiz ve bağlı birimlerinin iş ve işlemleri neticesinde oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi, yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik kaydı,
g) Belge hiyerarşisi: Belgenin ait olduğu kurum, birim, klasör, dosya ile belge bileşenlerinin genelden özele doğru bütününü,
ğ) Belge yöneticisi: Belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve transferi işlemlerini kurumu veya birimi adına yöneten kişiyi,
h) Belge yönetimi: Belgelerin üretiminden itibaren belirlenen ölçütler çerçevesinde değerlendirme, düzenleme, ayıklama ve hizmete sunma faaliyetlerinin tümünü,
ı) Değerlendirme: Belgelerin; idari, yasal, mali, tarihi ve oluşturma süreçlerindeki araştırma durumları dikkate alınarak kurum yetkilileri ile belge yöneticisi ve arşivciler tarafından karar verilmesi işlemini,
i) Dijitalleştirme: Kağıt ortamındaki belgelerin tarayıcı, kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılmasını,
j) Adlandırma: Tarayıcı ve kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılan belgelerin kolayca bulunmasını sağlamak için belgelerin isimlendirilmesini,
k) Dosya kodu: Belgenin hangi dosya ile ilişkili olduğunu veya işlemi biten belgenin hangi dosya/klasöre konulacağını gösteren alfabetik, sayısal, alfa-nümerik tanımlamayı,
l) Dosya planı: Belgelerin etkin bir şekilde kullanılabilmesi, yönetilebilmesi, depolanabilmesi ve erişimi için hazırlanan ve genellikle alfabetik, sayısal, alfa-nümerik ve benzeri simge türlerine göre adlandırılan sınıflamayı,
m) Dosyalama: Belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,
n) Elektronik belge yönetim sistemi: İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden, idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
o) İmha: İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi veya arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin yok edilmesi işlemini,
ö) Kurum arşivi: Belediyemiz birimlerinde yer alan belgelerin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivleri,
p) Birim arşivi: Belediyenin birimlerinde yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan, güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunan ve kullanılan belgelerin ilgili birimlerince belirli bir süre saklandığı arşivi,
r) Saklama planı: Belgelerin ne kadar süre ile saklanacaklarını ve bu süreler sonunda hangi işleme tâbi tutulacaklarını gösteren değerlendirmeleri,
s) Saklanmasına gerek görülmeyen belge: Cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, ileride kullanılmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi ile arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgeyi,
ş) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen sınıflama şemasını,
t) Tasnif: Arşivciliğin temel ilke ve teknikleri uygulanarak arşiv belgelerinin düzenlenmesi çalışmalarını,
u) Üstveri: Belgeyi tanımlayan veya herhangi bir özelliğini belirten unsurların her birini,
ü) Vaka dosyası: Her bir işlem için açılan, yürütülen iş ve faaliyet ile ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı,
v) Yükümlüler: Çekmeköy Belediye Başkanlığı ve bağlı birimleri, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Belgelerin Korunması, Belge Yöneticileri, Belgelerin Gizliliği ve Yararlanma ile Arşivlerin Oluşturulması

Belgelerin Korunması
MADDE 7 - (1) Yükümlüler;

a) Kurumun bulundurduğu her türlü belgenin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesinden,
b) Elektronik ortamda teşekkül eden ve/veya depolanan belgeler için her türlü afet, siber saldırı, yazılım/donanım kaynaklı veya olası diğer tehditlere/risklere karşı gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve olası belge kayıplarının engellenmesi amacıyla felaket kurtarma planlaması yapılması ve yürütülmesi ile yedekleme ünitelerinin tesis edilmesi/ettirilmesinden, sorumludur.

Belge Yöneticileri ve Arşiv Personeli
MADDE 8 - (1) Yükümlüler, Belediyemizin belge yönetimi ve arşiv hizmetlerini yürütmekle sorumlu olacak “Kurum Belge Yöneticileri” ile her birim için “Birim Belge Yöneticilerini” belirler. İhtiyaç halinde alt birimler için de “Belge Yöneticisi” belirlenebilir.
(2) Belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin, bu Yönetmelik hükümleri ile arşivcilik metot ve tekniklerine uygun olarak yürütülebilmesi için yeterli nitelik ve sayıda personel görevlendirilir.
(3) Belge yönetimi ile arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde görev alacak personelde mesleki eğitim almış olanlara öncelik verilir.
(4) Yükümlüler, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinde görev alacak personelin mesleki bilgi ve becerilerinin geliştirilmesine yönelik tedbirler alır.
5) Kurum arşivinde elektronik ortamdaki belgelerin arşivlenmesi, korunması, gizliliği, yararlanma şekli, ayıklama, imha işlemleri ve her türlü bilgi ve belge yönetim ve yürütme işlemleri için gerektiğinde alanında uzman personel görevlendirilir/görevlendirilmesi istenebilir.

Belgelerin Gizliliği ve Gizliliğin Kaldırılması
MADDE 9 - (1) İşlem gördüğü dönemde gizlilik derecesi olan veya gizli kabul edilen ve halen bu özelliklerini koruyan belgeler gizlilikleri kaldırılmadıkça bu özelliğini muhafaza eder.
(2) Gizlilik dereceli arşiv belgesi, Belediyemizin kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv belgesinin gizliliğinin kaldırılmasına, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Başkanlık Makamının olur yazısı ile karar verilir. Gizliliği kaldırılan arşiv belgelerine gizliliği kaldırıldı” ibaresi düşülür.

Arşivlerden Yararlanma
MADDE 10 - (1) Birimler, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere kurum dışına çıkarılmamak kaydıyla arşivlerden birim müdürleri tarafından yetkilendirilen arşiv personeli aracılığıyla belge alabilir ve incelemelerin ardından alınan belgeler alındığı arşive iade edilir.
(2) Arşivlerden belge talebi, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-1) “Belge/Dosya İstek Formu” düzenlenmek suretiyle yapılır.
(3) Arşivlerden alınan belgelerin, incelenme ve kullanım süresi kurum arşiv sorumlusu tarafından belirlenir ve belirlenen sürenin yeterli olmadığı durumlarda süre uzatılabilir.
(4) Arşiv belgesi vasfını kazanmış belgelerin aslı arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez ancak belediye, kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler ilgili birim amirlerinin tayin edeceği yetkili personele belge sıra numarası verilerek teslim edilir ve yine teslim alırken sıra numaraları kontrol edilerek alınır ayrıca mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
(5) Elektronik ortamda teşekkül eden belgelerden erişim yetkisi çerçevesinde yararlanılır. Erişim yetkisi bulunmayan belgelerden yararlanma talepleri ise birim amirinin izni alınmak kaydıyla belge yöneticisi marifetiyle yapılır.
(6) Arşivlerden yararlanmaya yönelik her türlü kayıt düzenli bir şekilde tutulur.
(7) Araştırmaya açık arşiv belgelerinden personel/personeller ile gerçek veya tüzel kişilerin yararlanması, yükümlülükleri, arşiv belgesinin örneklerinin verilmesi hususunda birimin bağlı olduğu belediye başkan yardımcısından olur alınarak işlemler yürütülür.

Arşivlerin Oluşturulması
MADDE 11 - (1)Yükümlüler; Belediyemiz “Kurum Arşivi” kurmakla yükümlüdür.
(2) Birimler, ihtiyaçlarına göre güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan belgelerin belirli bir süre muhafaza edileceği birim arşivlerini oluşturur.
(3) Arşiv mekânlarının oluşturulması ve düzenlenmesinde TS13212 numaralı “Arşiv Mekânlarının Düzenlenmesi” standardı dikkate alınır.
(4) Belgelerin, Belediyemiz kurum arşivi ve birim arşivlerinde bekletilme ve saklama süreleri, saklama planlarında belirtildiği şekilde uygulanır.
(5) Elektronik ortamda bulunan her türlü bilgi ve belge; erişim, saklama, tasfiye ve transfer edilebilecek şekilde elektronik arşivlerde tutulur.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Dosyalama İşlemleri

Belgelere Dosya Kodu Verilmesi
MADDE 12 - (1) Dosya kodu, kurumsal dosya planına göre dosya planı kurallarına uygun olarak belirlenir.
(2) Belge, birden çok konuyu ihtiva etmesi durumunda yazının dosya kodu olarak ağırlıklı olan konuya ait dosya kodu tercih edilir. Bu gibi durumlarda yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilir.
(3) Gelen belgelerin ihtiva ettiği dosya kodları, hazırlanacak cevabi yazılarda ve belgenin dosyalanmasında doğrudan referans alınmaz.
(4) Dosya planlarında, ayrıca tanımlanmış olsa dahi bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılara, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla farklı bir dosya kodu verilemez.
(5) Elektronik belge yönetim sistemlerinde dosya kodu, zorunlu üst veri elemanı olarak bulundurulur.

Belgelerin Dosyalanması
MADDE 13 - (1) Konu dosya/klasörleri, her yıl kendi dosya kodlarını taşıyan belgelerin teşekkül etmesi halinde açılır ve yıl bitiminde kapatılır, işlemleri uzun yıllar sürecek vaka dosyalarının kapatılmasında ise işlemin tamamlandığı yıl esas alınır.
(2) Bir işlemle ilgili olarak oluşan tüm belgeler, işlemin başladığı belgeden sonuçlandığı belgeye kadar tarihsel bir düzen içinde ilgileri ve ekleri ile birlikte dosyalanır.
(3) Aynı dosya kodunu taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilir.
(4) Kendi özel koduyla açılan dosya/klasörlerde az sayıda belge birikmesi halinde, bu dosya/klasördeki belgeler, dosya kodunun bağlı olduğu üst dosya seviyelerinde veya “Genel” adlı dosya/klasörlerde birleştirilir, birleştirme yapılan dosya/klasörlerin dosya etiketleri, yapılan işlem dikkate alınarak yeniden düzenlenir.
(5) Her dosya/klasör içerisine, içeriği belirlemeye ve belgelere hızlı erişimi sağlamaya yönelik olarak bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-2) “Dosya/Klasör İçerik Listesi” hazırlanarak konulur.
(6) Dosya/klasör içerik listesinin hazırlanmasında, her bir işlem bütününün en son işlem gören belgesi dikkate alınır, listeleme işlemine, tarihsel sıralaması tamamlanmış dosya/klasörün en eski tarihli belgesinden başlanır.
(7) Elektronik belge yönetim sistemlerinde ise belgeler, tanımlandığı hiyerarşik yapı ve dosya kodlarına göre ait olduğu dosya/klasörlerde saklanır.
(8) Dosya kodları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir.
(9) Film, fotoğraf, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki belgelerin düzenlenmesi, farklı sistem ve işlemlere göre yapılabilir.

Dosya Etiketi
MADDE 14 - (1) Dosya/klasör üzerinde, bu Yönetmeliğin ekinde (EK-3) örnekleri yer alan “Dosya/Klasör Etiketi”nde, “Belediye adı/logosu”, “birim adı/kodu”, “dosya kodu”, “konu adı”, “yılı” ve varsa “özel bilgi/özel kod” gibi unsurlar bulunmalıdır. 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Belge Devir İşlemleri

Birimlerce Kurum Arşivine Devredilecek Belgelerin Hazırlanması
MADDE 15 - (1) Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosya/klasörler uygunluk kontrolünden geçirilir, uygunluk kontrolünde;
a) Dosya/klasör içerisinde bulunan belgelerin, dosyalama kurallarına uygun olarak dosyalanıp dosyalanmadığı,
b) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgenin, ekleri ile bir araya getirilip getirilmediği,
c) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgelerin, en son işlem görmüş belge tarihi dikkate alınarak küçük tarihten büyük tarihe doğru tarihsel sıralamasının yapılıp yapılmadığı,
ç) Dosya/klasör etiketlerinin düzenlenip düzenlenmediği,
d) Dosya/klasör içerik listelerinin hazırlanıp hazırlanmadığı, kontrol edilerek eksikleri varsa tamamlanır.
(2) İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan dosya/klasör etiketi üzerine en yüksek gizlilik dereceli belgenin ibaresi yazılır, gizlilik dereceli dosya/klasörler, arşivlerde tasnif ve yerleştirme sırasında normal belgeler gibi işleme tâbi tutulur.
(3) Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ve birim belge yöneticisi ile müştereken yapılır.
(4) Elektronik belge yönetim sistemlerinde oluşan belgelerin doğru dosya ile ilişkilendirilip ilişkilendirilmediği, belge yöneticisi tarafından kontrol edilir, hatalı verilen dosya kodlarının doğru dosya ile ilişkilendirilmesi sağlanır.

Birimlerce Oluşturulan Belgelerin Kurum Arşivine Devri
MADDE 16 - (1) İşlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş dosya/klasörler, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilir.
(2) Bir belgenin eki olmayan kitap, broşür, boş form, doküman ve benzeri materyal arşivlere devredilmez.
(3) Belgelerin devir işlemlerinde, birimlerle mutabakat sağlanarak belirli bir sıra uygulanır.
(4) Devir işlemlerinde dosya/klasör içerik listeleri referans alınır.

Kurum ve Birim Arşivlerinde Düzenleme
MADDE 17 - (1) Belgeler, arşivlerde işlem gördüğü tarihte meydana gelen yapısına uygun olarak asli düzeni bozulmadan muhafaza edilir.
(2) Arşivlerde birimlere, belge yoğunluğu ve saklama sürelerinin uzunluğu dikkate alınarak yer ayrılır.
(3) Dosya/klasörler, bir yerleşim planı dâhilinde raflara yerleştirilir ve yerleşim şeması çıkartılır.
(4) Dosya/klasörlerin yerleştirilmesinde raflarda soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru sıra uygulanır.
(5) Arşivde yerleştirme işlemi, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlanmak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.
(6) Yerleştirme işlemlerinde dosya kodları ve serileri dikkate alınarak, dosya/klasörler küçük numaradan büyük numaraya doğru yerleştirilir.
(7) Bu yerleştirme işlemi, yalnızca klasik tip belge için söz konusu olup film, fotoğraf, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki belgelerin türüne göre raf sistemleri kurularak yerleştirme işlemi yapılır.
(8) Elektronik belge yönetim sistemlerinde belgeler, belge hiyerarşisi ve dosya bütünlüğü dikkate alınarak uygun usullerle saklanır.

Kurum Arşivine Devredilecek Arşiv Belgelerinin Hazırlanması ve Teslimi
MADDE 18 - (1)Belediyeye bağlı birimlerin arşivlerinde bulunan arşiv belgelerinin kurum arşivine devri hususunda birim amirleri yetkilidir.
(2) Birim arşivlerinde yapılacak ayıklama işlemlerini müteakip, saklama planında arşiv belgesi olarak değerlendirilen belgeler kurum arşivine devredilmek üzere ayrılır.
(3) Ayıklama işlemleri neticesinde yapısal bütünlükleri bozulan dosya/klasörler, dosya kodları dikkate alınarak yeniden dosyalanır.
(4) Kurum Arşivine devredilecek arşiv belgeleri, 13’üncü maddede gösterilen biçimde uygunluk kontrolünden geçirilir.
(5) Kurum arşivine devredilmek üzere hazırlanan birim arşiv belgeleri, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-4) Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu’na kaydedilerek, devir tarihi ve şekli belirlenmek üzere birim amiri tarafından kurum arşivine devredilir.
(6) Devir işlemi kesinlik kazanan arşiv belgeleri, varsa özel tutulmuş kayıtları ve dijital görüntüleri ile birlikte en geç bir yıl içinde kurum arşivine devredilir.
(7) Arşiv belgeleri, mevcut düzeni doğrultusunda sıra numarası verilmiş özel kutulara konulmak suretiyle her türlü koruma ve güvenlik önlemleri dikkate alınarak birim arşiv sorumlusu koordinasyonunda kurum arşiv sorumlusuna teslim edilir.
(8) Elektronik ortamdaki arşiv belgelerinin belge hiyerarşisi ve üstverileri ile bağı korunur. Bu bağ oluşum aşamasında sağlanamamış ise sonradan kurulur. Konu dosyası olarak oluşturulanlar, konu kodları ve bu kodlar altında bulunan dosya serilerine göre, vaka dosyası olarak oluşturulanlar ise vaka dosya kodları ve klasör serilerine göre hazırlanarak kurum arşivine devredilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Ayıklama ve İmha İşlemleri

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha
MADDE 19 - (1) Belediyemiz birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz (Mevzuat gereği ayrıcalık sağlanan yükümlüler hariç), ayıklama ve imha işlemleri yalnızca kurum arşivinde yapılır.
(2) Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilir.
(3) Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai kararı ile yapılır ancak 23’üncü madde hükümleri saklıdır.
(4) e-Arşivlerde saklanan belgelerin tasfiye işlemleri, saklama planlarına bağlı olarak, bu Yönetmelik hükümleri kapsamında sistem üzerinden ilgili birim tarafından yapılır.

Ayıklama İşlemine Tâbi Tutulamayacak Belgeler
MADDE 20 - (1) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, mevzuat hükümleri ve saklama planlarına göre saklama süresini tamamlamayan, herhangi bir davaya konu olan belgeler, öngörülen saklama süresi tamamlanıncaya ve/veya dava sonuçlanıncaya kadar, ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulamaz.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Oluşturulması
MADDE 21 - (1)Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için; kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu kurum arşiv sorumlusu/şefi başkanlığında, belgeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek, bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi bir temsilci ve Belediyemiz Strateji Geliştirme Müdürlüğünce görevlendirilen iç tetkik personellerinden bir personel olmak üzere üç kişilik bir Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
MADDE 22 - (1) Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.
(2) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Tereddüt halinde söz konusu belgelerin saklanmasına karar verilmiş sayılır.
(3) İmhası reddedilen belgeler sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden değerlendirilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması
MADDE 23 - (1) İmha edilecek belgeler için bu Yönetmelik ekinde yer alan (EK-5) “İmha Listesi” hazırlanır, aynı tür ve vasıflara haiz belge için, örneklerini saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri düzenlenebilir.
(2) İmha listelerinin her sayfası, Ayıklama ve İmha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
(3) Hazırlanan imha listeleri;
a) Kurum arşivince, imha listeleri hazırlanan birimin bağlı olduğu başkan yardımcısının uygun görüşü alındıktan sonra, Başkanlık Makamınca yetkilendirilen belediye başkan yardımcısının onayını müteakip,
(4) Onay işlemlerinde belgelerin ne şekilde imha edileceği hususu belirtilir.
(5) Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen belgeler, imha işlemleri kesinlik kazanıncaya kadar düzenli bir şekilde muhafaza edilir.
(6) İmha işlemi, düzenlenecek tutanakla tespit edilir.
(7) Hazırlanan imha listeleri, tutanakları ve bunlarla ilgili her türlü belge on yıl süreyle muhafaza edilir.

İmha Şekilleri
MADDE 24 - (1) İmha edilecek belgeler, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde parçalanır ve geri dönüşümde kullanılmak üzere değerlendirilir.
(2) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş belgenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
(3) e-Arşivlerde tutulan belgelerin imhası, görülüp okunması ve kullanılması mümkün olmayacak şekilde sistemden çıkarılarak tasfiye edilir/ettirilir.

ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli, Geçici ve Son Hükümler

Belgelerin Dijitalleştirilmesi
MADDE 25 - (1) İşlem görmek üzere kağıt ortamında gelen belgeler, işlem ve dosya bütünlüklerinin korunması maksadıyla ekleri ile birlikte taranarak elektronik belge yönetim sistemine dahil edilir.
(2) Dijitalleştirilen belgeler elektronik ortamda adlandırılarak fiziki belgeler ile ilişkileri korunur.
(3) Yükümlüler, gerekli görüldüğü durumlarda ellerinde bulunan kağıt ortamındaki belgelerden arşiv belgesi niteliği taşıyanları, tek nüsha olma özelliğinden kurtarmak, arşiv belgesi dışında kalan ve sıklıkla kullanılan belgeleri ise yıpranmasını engellemek ve etkin bir biçimde kullanabilmek gayesiyle dijitalleştirebilirler.
(4) Sık kullanılmayan ve saklama planlarında öngörülen saklama süreleri sonunda saklanmasına gerek görülmeyip de imha edilecek belgeler, dijitalleştirme işlemine tâbi tutulmaz.
(5) Dijital görüntüler ile görüntülere ait üstverilerin ilişkisi korunur.
(6) Dijitalleştirme işlemleri, birimlerin önerileri doğrultusunda, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden sorumlu birimin bilgisi veya koordinesinde, kurumsal bütünlük içerisinde yapılır. Birimlerin bağımsız uygulamalarına izin verilmez.
(7) Yapılacak her türlü dijital görüntüleme işlemlerinde TS13298 numaralı “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” standardı dikkate alınır.

Dosya Planları ve Saklama Planları
MADDE 26 - (1) Yükümlüler; dosya planları ile saklama planlarını, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden sorumlu birimin koordinesinde hazırlamak ve uygulamaya koymakla yükümlüdürler.
(2) Dosya planları, kurumsal yapı ve kurumun fonksiyonları dikkate alınarak; saklama planları ise belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihsel açıdan değerlendirilmesi neticesinde hazırlanır.
(3) Dosyalama işlemlerinde “Standart Dosya Planı”nın uygulanması zorunlu olup, dosya planına konu edilmeyen film, fotoğraf, ses, görüntü ve sair belgeler için ayrıca saklama planı hazırlanır.

Denetim
MADDE 27 - (1) Başkanlık, yükümlülerin belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin yürürlükteki mevzuat ve düzenlemelere uygunluğu ile elektronik belge yönetim sistemlerinin belge yönetimi ve arşiv süreçlerine uygunluğunu denetler.
(2) Birimler tarafından oluşturulan belgelerin SDP kodlarına uygunluğu denetim esnasında iç tetkik sorumluları tarafından incelenir.

Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporları
MADDE 28 - (1) Belediyemiz birimleri, yıl içerisindeki belge yönetimi ve arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri, Başkanlığın belirleyeceği form ve formatlara uygun olarak müteakip takvim yılının Ocak ayında Kurum Arşiv Biriminin bağlı olduğu müdürlüğe bildirirler.

Tereddütlerin Giderilmesi ve İş Birliği
MADDE 29 - (1) Birimler tarafından bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanması sırasında tereddüt oluşması halinde; tereddüt edilen konularda kurum arşivinin bağlı olduğu birimden görüş talep edilir.
(2) Çekmeköy Belediye Başkanlığı tarafından bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanması sırasında tereddüt oluşması halinde mevzuat doğrultusunda kurum görüşünü talep eder.

Kapatılan Birimlerin, Yetkisi Devredilen Birimlerin Belgeleri
MADDE 30 - (1) Bu Yönetmelik kapsamında olup faaliyeti sonlandırılarak belgeleri Kurum arşivine devredilmiş birimleri, ayıklama ve imha işlemlerine yönelik süreçleri Kurum Arşivince yerine getirilir.
(2) Bu Yönetmelik kapsamında olup birim değişikliği sebebiyle, faaliyetin farklı birimlerce yürütülmesi durumunda belgeler, faaliyetin yürütüleceği birime devredilir.
(3) Kapatılan, yetkisi devredilen yükümlülere ait belgelerin, bu Yönetmelikte belirlenen yükümlülükleri, kapatılan birimin/birimlerin yükümlüleri bağlı olduğu birimin mevcut yetkilisi veya görevlendirilen personel, devredilen yükümlülerde ise yetkiyi devralan birim yetkilisi veya görevlendirilen personel marifetiyle,
(4) Kurum arşiv yetkilileri başkanlığında oluşturacak bir komisyon marifetiyle devir işlemleri yerine getirilir.

Müsadere Olunan Belge
MADDE 31 - (1) Bu Yönetmelik kapsamına giren ve ilgili kanunlara göre suçta kullanıldığı anlaşılarak müsaderesine dair kararı kesinleşen her türlü belge, hükmün kesinleşmesini takip eden altı ay içinde Belediyeye teslim edilir.

Yürürlükten Kaldırılan Hükümler
MADDE 32 - (1) Belediye Meclisinin 04.08.2010 tarihli ve 49 sayılı Kararı ile yürürlüğe giren Çekmeköy Belediyesi Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönerge
MADDE 33 - (1) Birimler ürettiği belgenin özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Başkanlık Makamının uygun görüşü alınarak, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren 6 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar ve bir önceki yürürlükten kaldırılan yönetmeliğe dayanılarak hazırlanan yönetmelik ve yönergelerini yürürlükten kaldırırlar.

Yürürlük
MADDE 34 - (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 35 - (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Çekmeköy Belediye Başkanı yürütür.